"Jusqu'ici, nous n'avons pas réagi de manière suffisamment rapide"

"Presente", le programme de gestion des absences de l'administration de la ville de Berne, a été introduit du début 2008. Franziska Widmer, spécialiste au service du personnel, évoque les motifs qui ont finalement mené à la gestion des absences dans l'administration de la ville, les objectifs et sur la nouvelle marche à suivre professionnelle lorsque des collaborateurs tombent malades ou ne viennent plus travailler après un accident.

Pour quelles raisons l’administration de la ville de Berne a-t-elle introduit la gestion des absences?

Franziska Widmer: Jusqu'alors, nous ne disposions pas de directives claires et impératives en matière de suivi des collaborateurs malades ou accidentés. Certaines divisions assuraient un suivi professionnel, d’autres non. Cela a régulièrement occasionné des problèmes, notamment dans le cas des absences de longue durée. Cela dit, "Presente" vise également à diminuer le taux des absences à moyen terme.

Pour l’administration de la ville de Berne, quels sont les objectifs de la gestion des absences?

Widmer: Notre objectif est que les supérieurs hiérarchiques assument le suivi continu et approprié des collaborateurs malades ou accidentés, car plus le retour sur le lieu de travail est rapide, plus les bénéfices sont importants pour la personne concernée, ses collègues de travail, ses supérieurs et pour la ville en tant qu’employeur.

Quelle est dorénavant la procédure adoptée par l’administration de la ville lorsqu’un collaborateur, pour des motifs de santé, ne se rend pas à son travail?

Widmer: "Presente" distingue trois phases: annonce, suivi, retour. Concrètement, cela signifie qu’un collaborateur malade ou accidenté doit d’abord annoncer son absence à son supérieur. Celui-ci lui propose son assistance et, au besoin, convient avec lui d’une date d’entretien. Lorsque l’absence dépasse cinq jours de travail, le collaborateur doit fournir un certificat médical. Le supérieur contacte ensuite régulièrement le collaborateur absent et assiste celui-ci lors du retour à son poste de travail. Après une absence de longue durée, le supérieur et le collaborateur ont un entretien de retour afin de clarifier la situation et de prendre des mesures appropriées lorsque cela est nécessaire. Lorsque la durée de l’absence est indéterminée, on procède à un bilan de la situation après 30 jours au plus tard. L’objectif est le retour au bon moment et non le retour à tout prix. La réinsertion individuelle favorise le processus de guérison et évite que le collaborateur se sente exclu après une longue absence.

Quel est en moyenne le nombre de jours d’absence auprès de l’administration de la ville de Berne?

Widmer: Ces dernières années, avec environ dix jours par an, nous étions nettement au-dessus de la moyenne suisse de 6,6 jours.  

Connaissez-vous les motifs des absences?

Widmer: Jusqu’alors, nous n’avions jamais procédé à une évaluation exhaustive des absences. Mais nous disposons de certains éléments d’appréciation. Pour nous, le plus gros défi est constitué par les absences de longue durée. Parfois, les situations conflictuelles rendent les personnes malades. Lorsque cela est le cas, on ne sait jamais si et quand une reprise du travail est possible. Souvent, pour des motifs personnels ou liés à l’exploitation, il est difficile d’offrir un autre emploi aux personnes concernées. De telles absences pèsent sur l’ensemble des parties impliquées. Elles sont également onéreuses pour la ville de Berne, car celle-ci doit continuer à verser le salaire.

Quels résultats espérez-vous obtenir avec la gestion des absences?

Widmer: Lorsque l’absence n’est pas claire, nous nous efforçons d’agir dans le sens inverse et d’éviter les absences à long terme en agissant de manière plus rapide. Nous n’avons  pas agi assez rapidement jusqu’alors. Maintenant, il s’agit avant tout de faciliter le retour au poste de travail aux personnes concernées en leur fournissant un suivi approprié.

Quels sont les autres domaines dans lesquels l’administration de la ville de Berne souhaite appliquer la gestion des absences?

Widmer: L’administration de la ville est une tâche hétérogène. Le travail au service de nettoyage des routes et de voirie est physiquement éprouvant. C’est pourquoi on dénombre un nombre plus élevé d’accidents et de maladies dans ces domaines. Dorénavant, les supérieurs contrôlent une fois par mois les absences de leurs collaborateurs. Les supérieurs conduisent une entretien de direction avec les personnes qui manquent de manière régulière ou répétée pour des motifs de santé. L’objectif est d’identifier rapidement les situations problématiques ou pouvant devenir problématique et de trouver des solutions appropriées.  

Comment s’est passée l’introduction de la gestion des absences au sein de l’administration de la ville de Berne?

Widmer: Les cours de formation ont eu lieu en été 2007. L’introduction officielle de la gestion des absences remonte au 1er janvier 2008. Le feed-back des personnes formées a été très positif.

Quels collaborateurs ont été formés?

Widmer: Nous avons opté pour un système de multiplicateurs, car l’administration de la ville de Berne, avec 500 personnes, dispose d’un nombre de cadres énorme. Nous avons ainsi formé en premier lieu les services de direction du personnel et les supérieurs hiérarchiques en tant que multiplicateurs. Une partie de ces personnes ont ensuite assumé la formation des autres cadres de leur direction respective.

Quelles sont les expériences que vous avez faites en relation avec l’assistance de la Suva?

Widmer: Nous avons eu une excellente collaboration, car nous avons pu bénéficier d’un outil et du savoir-faire d’un expert de la Suva.