"Bisher haben wir zu wenig schnell reagiert"

"Presente" heisst das Absenzenmanagement der Stadtverwaltung Bern, das Anfang 2008 eingeführt wurde. Franziska Widmer, Fachspezialistin des Personalamts spricht über die Gründe, die zum Absenzenmanagement in der Stadtverwaltung führten, über die Ziele und über das neue professionelle Vorgehen, wenn Mitarbeitende erkranken oder nach einem Unfall der Arbeit fern bleiben.

Weshalb hat die Stadtverwaltung Bern das Absenzenmanagement eingeführt?

Franziska Widmer: Wir hatten keinen systematischen und zielgerichteten Umgang mit kranken oder verunfallten Mitarbeitenden. Einige Abteilungen haben diese während ihrer Abwesenheit professionell betreut, andere nicht. Dies führte vor allem bei Langzeitabsenzen immer wieder zu Problemen. Aber auch die Absenzenrate der Stadtverwaltung soll mit "Presente" mittelfristig gesenkt werden.

Welche Ziele will die Stadtverwaltung mit dem Absenzenmanagement erreichen?

Widmer: Ziel ist es, dass Vorgesetzte erkrankte und verunfallte Mitarbeitende kontinuierlich und angemessen begleiten und unterstützen. Denn je rascher und besser Mitarbeitende am Arbeitplatz wieder integriert werden, desto vorteilhafter ist dies zuerst für die Betroffenen selbst, aber auch für ihre Arbeitskolleginnen und -kollegen, ihre Vorgesetzten und für die Stadt als Arbeitgeberin.

Wie geht die Stadtverwaltung neu vor, wenn Mitarbeitende aus gesundheitlichen Gründen nicht am Arbeitsplatz erscheinen?

Widmer: Wir kennen in unserem Absenzenmanagement «Presente» drei Phasen: Melden, Begleiten, Rückkehr. Dies heisst konkret, dass sich kranke oder verunfallte Mitarbeitende als erstes bei den Vorgesetzten abmelden. Diese bieten ihre Unterstützung an und vereinbaren bei Bedarf einen nächsten Kontakttermin. Dauert die Absenz länger als fünf Arbeitstage, reichen die Mitarbeitenden ein Arztzeugnis ein. Zweitens: Die Vorgesetzten stellen den regelmässigen Kontakt zu den abwesenden Mitarbeitenden sicher und unterstützen sie bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz. Und drittens: Nach längeren Absenzen führen die Vorgesetzten mit den Mitarbeitenden ein Rückkehrgespräch, um die Einsatzfähigkeit und Belastbarkeit zu klären und bei Bedarf entsprechende Massnahmen zu ergreifen Bei unklaren oder nicht absehbaren Langzeitabsenzen wird spätestens nach 30 Tagen eine Standortbestimmung durchgeführt. Das Ziel ist die Rückkehr zum richtigen Zeitpunkt und nicht die Rückkehr um jeden Preis. Die individuelle Eingliederung unterstützt die Genesung und wirkt der Gefahr entgegen, dass Mitarbeitende bei langen Absenzen ausgegrenzt werden.

Wie viele Absenzen hat die Stadtverwaltung Bern durchschnittlich?

Widmer: Wir lagen die letzten Jahre mit circa 10 Tagen deutlich über dem schweizerischen Durchschnitt von 6,6 Tagen.

Kennen Sie die Gründe für die Absenzen?

Widmer: Wir haben diese bis anhin nicht flächendeckend ausgewertet. Es gibt aber einige Anhaltspunkte. Die grösste Herausforderung sind für uns die Langzeitabsenzen. Konfliktsituationen führen immer wieder dazu, dass Leute krank werden und es ungewiss ist, ob und wann sie ihre Arbeit wieder aufnehmen können. Oft ist es aus persönlichen und betrieblichen Gründen schwierig, diesen Personen eine neue Stelle anzubieten. Solche Absenzen sind für alle Beteiligten belastend. Für die Stadt Bern sind sie zudem teuer, weil sie bei Krankheit ein Jahr den vollen Lohn weiterzahlt.

Was versprechen Sie sich vom Absenzenmanagement?

Widmer: Wir versuchen bei unklaren Absenzen Gegensteuer zu geben und Langzeitabsenzen zu vermeiden indem wir früher eingreifen. Hier haben wir bisher sicher zu wenig schnell reagiert. Primär geht es darum, den betroffenen Mitarbeitenden die Rückkehr an den Arbeitplatz mit gezielter Unterstützung zu ermöglichen.

In welchen Bereichen will die Stadtverwaltung Bern sonst noch ansetzen?

Widmer: Die Stadtverwaltung ist ein heterogener Betrieb. Gerade in der Strassenreinigung und Abfallentsorgung ist die Arbeit physisch anspruchsvoll. Deshalb gibt es dort auch mehr Unfälle und Krankheiten. Die Vorgesetzten prüfen neu monatlich den Absenzenspiegel ihrer Mitarbeitenden. Mit jenen, die regelmässig oder gehäuft aus gesundheitlichen Gründen fehlen, führen die Vorgesetzten ein Führungsgespräch. Dies mit dem Ziel, mögliche Problemsituationen frühzeitig zu erkennen, zu klären und Lösungsmöglichkeiten zu suchen.

Wie ist die Einführung des Absenzenmanagements in der Stadtverwaltung Bern verlaufen?

Widmer: Die Schulungen fanden im Sommer 2007 statt. Schliesslich führten wir das Absenzenmanagement am 1. Januar 2008 offiziell ein. Bei den geschulten Personen war das Echo sehr positiv.

Welche Mitarbeitenden wurden geschult?

Widmer: Wir entschieden uns für ein Multiplikatorensystem, da die Stadtverwaltung Bern mit 500 Personen über ein grosses Kader verfügt. So wurden als erstes die Direktionspersonaldienste und die Linienvorgesetzten als Multiplikatorinnen und Multiplikatoren geschult. Ein Teil von ihnen schulte anschliessend die übrigen Kadermitarbeitenden  in der eigenen Direktion.

Wie erleben Sie die Unterstützung der Suva?

Widmer: Die Zusammenarbeit war ausgezeichnet. Wir konnten auf einem Instrument der Suva aufbauen und vom Fachwissen und der Erfahrung des Suvaexperten viel profitieren.