Unfälle digital aus der Lohnbuchhaltung melden

Trotz elektronischer Unfallmeldungen herrscht noch immer ein aufwändiger Papierkrieg zwischen Unternehmen und Versicherung. Der Weg von der Unfallmeldung bis zum Leistungserhalt bleibt mit manuellen Zwischenschritten gepflastert. Die Suva will dies ändern: Die ganze Schadenabwicklung soll mit dem von Swissdec entwickelten Leistungsstandard-CH (KLE) von A bis Z digitalisiert und direkt aus der Lohnbuchhaltungssoftware der versicherten Betriebe abgewickelt werden können.


Bereits heute arbeiten über 150 000 Unternehmen mit einer Swissdec-zertifizierten Lohnbuchhaltung. Dank diesem einheitlichen und flächendeckend unterstützten Lohnmeldeverfahren (ELM) können Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sämtliche Lohndetails und -deklarationen via Lohnbuchhaltungssoftware elektronisch den jeweiligen Empfängern wie etwa Versicherer, Steuerverwaltungen oder AHV-Stellen übermitteln. Nun geht die Suva einen Schritt weiter. «Wir wollen die einfache digitale Zusammenarbeit aller Beteiligten fördern, so die Kommunikation vereinfachen und die Datenqualität steigern», sagt Daniel Roscher, Mitglied der Geschäftsleitung der Suva.

Einfachere Schadenabwicklung durch Digitalisierung

Aufbauend auf dem elektronischen Lohnmeldeverfahren will die Suva den ganzen Ablauf von der Ereignismeldung (Unfall oder Krankheit) bis zur letzten Vergütung durch die Versicherung (Schadenmanagementprozess inklusive Taggeldabrechnung) stufenweise digitalisieren. Und der neue von der Swissdec entwickelte Schweizer Leistungsstandard-CH (KLE – Kundenintegrierter Leistungsprozess von Anspruch bis Erbringungen) bietet dafür die Basis. Das Ziel ist, die vorhandenen Systeme der Betriebe mit jenen der Versicherung direkt zu verbinden. Als grösster Unfallversicherer der Schweiz hat die Suva das Potenzial von KLE als Grundlage zur Automatisierung der Schadenmanagementprozesse erkannt. Per Herbst 2019 will die Suva als erste Schweizer Versicherung die entsprechende Empfangs- und Verarbeitungsbereitschaft umsetzen, so dass die digitale Kommunikation zwischen Betrieb und Versicherung durchgängig möglich wird. Für die versicherten Unternehmen ergeben sich durch die Integration der betroffenen Systeme grosse Vorteile in der internen Organisation. Denn es entfallen aufwändige manuelle Arbeitsschritte bei der Datenübertragung auf ein Drittsystem vor der Übermittlung. Ziel ist es, dass der Betrieb direkt aus seinem ERP-System – in den meisten Fällen eine Lohnbuchhaltungssoftware – den Unfall von A bis Z abwickeln kann. Die Unternehmen können die Ereignismeldung einfach und rasch erfassen und dem Versicherer übermitteln, auch wenn zum Beispiel der Hergang und das genaue Unfalldatum noch nicht bekannt sind. Die Ereignismeldungen werden mit den im ERP bereits erfassten Daten des betroffenen Mitarbeitenden vorbefüllt. Fehlende Informationen werden anschliessend weitgehend automatisiert vervollständigt. Das Kernsystem der Suva prüft nach dem Eingang der elektronischen Unfallmeldung, ob und wie der Betrieb bei der Suva versichert ist, und generiert automatisch eine Schadennummer, welche das System dem Betrieb innert kürzester Zeit zurückmeldet. Des Weiteren ist es für den Betrieb möglich, den aktuellen Status der Fallbearbeitung jederzeit abzurufen, die Daten zu einer eventuellen Arbeitsunfähigkeit zu übermitteln und entsprechende Taggeldabrechnungen elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten – und das alles direkt in der Lohnsoftware.

Mehraufwand durch flexible Arbeitsformen fällt weg

Daniel Roscher, Mitglied der Geschäftsleitung der Suva, ist überzeugt, dass dieser Schritt jetzt nötig ist. Zumal die Herausforderungen für HR-Fachpersonen in Zukunft zunehmen werden: Der generelle Trend geht in Richtung mehr Flexibilität, Abwechslung und just-in-time-Kooperationen. Temporär- und Projektarbeit sowie befristete Anstellungen sind zunehmende Arbeitsformen. Da bei diesen die Anstellungsverhältnisse nicht immer klar sind, wird die Ereignisabwicklung komplexer, insbesondere bei Teilzeit- und im Stundenlohn Beschäftigten, Freelancern und befristet angestellten Mitarbeitenden. Die manuelle Bearbeitung solcher Fälle ist zeitintensiv und die Kommunikation zwischen Betrieb und Versicherer aufwändig. Und das, obwohl die Daten zu den Mitarbeitenden und deren Anstellungsverhältnis bereits heute vielerorts in entsprechenden Systemen abgebildet sind. Können Unfälle in Zukunft digital über ihre Lohnbuchhaltungssoftware gemeldet werden, können die vielen möglichen Ausprägungen der Ereignisabwicklung automatisiert abgebildet und die Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien optimiert werden.

Mitarbeit der Lohnsoftwarehersteller gefragt

Soweit die Theorie. Doch einen neuen Standard einzuführen, ist nicht einfach. Das betont auch Roscher: «Für die Einführung sind wir auf die Mitarbeit von etlichen Lohnsoftwareherstellern, den Privatversicherern und natürlich die Veränderungsbereitschaft der versicherten Betriebe angewiesen». Eine der Herausforderungen ist bei einem derartigen Vorhaben besonders gross: Die Anzahl der von der digitalen Abrechnung betroffenen Parteien und damit auch deren vorhandene Systeme ist gross. Die Suva geht denn auch von einer längeren Umstellungsphase aus. Nichtsdestotrotz will sie die verschiedenen, heute parallel betriebenen Kanäle zusammenführen und ausbauen – zum Vorteil aller beteiligten Parteien. Die Suva kennt sich mit derartigen Transformationen aus: Vor über 20 Jahren hat sie als eine der ersten Versicherungen begonnen, die Leistungsabrechnung mit Leistungserbringern zu digitalisieren. Die Suva als öffentlich-rechtliche Organisation hat ausserdem ein Interesse an einer effizienten und effektiven Zusammenarbeit mit ihren Kunden, den versicherten Betrieben. Und bei diesen stösst das Projekt auf Zustimmung.

Pilotbetrieb geplant

Die SwissSalary Ltd. mit ihrer eigenen Lohnsoftware ist gemeinsam mit der Frutiger Gruppe, eine national tätige Bauunternehmung, am Pilotbetrieb beteiligt (siehe Nachgefragt mit Beat Augstburger, Personalleiter bei der Frutiger AG). Für die SwissSalary Ltd. ist die Einführung des neuen Leistungsstandard-CH (KLE) eine Innovation, die die Bedürfnisse der Unternehmen abdeckt. «Damit sind wir in der Lage, unsere Software fit für die Zukunft zu machen», sagt Mark Fahrni, CEO von SwissSalary Ltd. «Mit dieser Neuerung können wir unseren Kunden einen echten Mehrwert bieten.» Die Suva will mit ersten Pilotbetrieben im Herbst 2019 einen Teil der Schadenmanagementprozesse digital über den neuen Kanal abwickeln und stetig ausbauen. Ziel ist es, dass voraussichtlich per Herbst 2020 alle im Leistungsstandard-CH (KLE) definierten Prozesse durch die Suva und möglichst viele Lohnsoftwarehersteller unterstützt werden.


Ansprechperson für Fragen: 

Matthias Lips | Projektleiter
Suva | Stab Innovationen | Fluhmattstrasse 1 | 6002 Luzern
matthias.lips@suva.ch | 041 419 53 25

«Einfacher, schneller, sicherer»

Die Bauunternehmung Frutiger Gruppe mit Sitz in Thun beschäftigt rund 2800 Mitarbeitende und wird als Pilotkunde am Projekt teilnehmen, damit sie in Zukunft ihre Unfälle digital über ihr Lohnbuchhaltungssoftware melden können.

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Weshalb beteiligen Sie sich am Pilotbetrieb?

Beat Augstburger*: Ich erhoffe mir, dass wir den Austausch der Daten vereinfachen können und dass wir dadurch weniger manuelle Arbeit leisten müssen. Zudem wünschen wir uns einen besseren Überblick über die pendenten Schadenfälle, zum Beispiel eine Liste, auf der man auf einen Blick sieht, wie der Stand ist, und weshalb was gemacht wurde. Heute melden wir die Unfälle elektronisch, erhalten dann aber von der Suva einen physischen Brief. Wenn die ganze Unfallabwicklung und Kommunikation vom Melden eines Unfalls bis zur Anerkennung über unser Lohnsystem laufen könnte, wäre der ganze Prozess einfacher, schneller und sicherer. Auch passierten dann weniger Fehler durch Vertipper, weil unsere Lohnbuchhaltungssoftware die korrekten Daten automatisch liefert.

Wo liegen in Ihrem Unternehmen die Herausforderungen bei der Schadenabwicklung?

Wir melden die Unfälle unserer Mitarbeitenden mit der Software SunetPlus. Dafür sind nach wie vor viele manuelle Schritte notwendig. Wir scannen Papiere ein und erhalten von der Suva welche zurück, die wir parallel in einer Papierablage sammeln. Der ganze Prozess wird bei uns von einer Person begleitet. Wäre alles digitalisiert, könnten mehrere Personen einfacher auf die Daten zugreifen, die sie benötigen.

Welchen Aufwand bedeutet dieser Pilotbetrieb für Sie?

Das ist schwierig abzuschätzen. Ich gehe davon aus, dass nicht alles von Anfang fehlerfrei läuft, was je nach dem zu einem grösseren Mehraufwand führen kann. Wir finden dieses Projekt aber spannend und wollen uns hier einbringen und mitgestalten. Alle reden von Digitalisierung – wir haben nun die Gelegenheit etwas Konkretes dafür zu machen.


* Beat Augstburger ist Personalleiter bei der Frutiger Gruppe, eine national tätige Bauunternehmung

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