Neue Software spart Zeit

Regula Müller,

Als eines der ersten Unternehmen nutzt Canon eine mit dem Swissdec-KLE-Standard zertifizierte Lohnbuchhaltungs-Software. Zwei Userinnen sprechen über die innovative, effiziente Arbeitsweise.

Mit welcher Software haben Sie bis zur Einführung von KLE gearbeitet?

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Sara Petrone: Zuvor haben wir mit SunetPlus gearbeitet. Wir mussten einen wöchentlichen Upload der aktuellen Personaldaten machen. Nun unterstützt unsere Lohnbuchhaltungs-Software den Swissdec-KLE-Standard und dieser Aufwand entfällt nun. Es erübriget sich auch die manuelle Erfassung der Taggeldabrechnungen und Gutschriften.

Birgit Behnke: Der integrierte Prozess von der Meldung, dem Senden von Dokumenten aus dem E-Dossier bis hin zur Taggeldabrechnung und der Kontrolle der offenen Fälle erspart uns zeitaufwändige Kontrollen und Arbeitsschritte.

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Wie haben Sie die Einführung der neuen Software im Team erlebt?
Petrone: Diese lief reibungslos, da die Anwendung sehr benutzerfreundlich ist. Für die Mitarbeitenden habe ich Anleitungen geschrieben, so dass sich Schulungen erübrigten.
Behnke: In meiner beruflichen Karriere habe ich schon sehr viele Systeme eingeführt. KLE ist im Vergleich zu anderen wirklich selbsterklärend und sehr anwenderfreundlich. Ich muss aber schon sagen, dass SwissSalary einen enormen Effort im Hintergrund geleistet hat.
Petrone: Genau, wir bekamen während der ganzen Einführung vom Support der SwissSalary und der Suva tolle Unterstützung.

Welche Vorteile bringt die neue Software?
Petrone: Ich schätze besonders die vereinfachte Übersicht. Ich sehe sofort, ob ein Fall offen, gemeldet oder abgeschlossen ist. Ausserdem kann ich mit wenigen Klicks ein Excel-File erstellen, was mir eine Übersicht der Unfälle ermöglicht. Das ist auch mit anonymisierten Daten möglich, was für betriebsinterne Dokumentationen hilfreich ist.
Behnke: Die Möglichkeit Daten anonym an unsere Buchhaltung weiter zu leiten, wurde von uns angefordert, um die Einhaltung des Datenschutzes weiterhin zu gewährleisten. Zu Beginn war die Software noch nicht entsprechend programmiert. Unsere Bitte wurde aber rasch aufgenommen und umgesetzt.
Petrone: Ich schätze es auch, dass im System sofort ersichtlich ist, wenn bei einer Unfallmeldung noch Dokumente fehlen. Vorher musste sich die Suva bei uns schriftlich melden, damit wir die Unterlagen nachliefern konnten. Ein Unfall lässt sich zudem auch melden, wenn noch nicht alle Dokumente vollständig vorhanden sind.

Das ist Swissdec

Swissdec   ist ein als Verein organisiertes, nicht gewinnorientiertes Gemeinschaftsprojekt, das unter anderem von der Suva mitgetragen wird. Swissdec regelt und organisiert die Übermittlung von Lohndaten und die Abwicklung von Schadenereignissen von den Unternehmen zu den Sozialversicherungen und Behörden. Der Leistungsstandard-CH-KLE von Swissdec ermöglicht die vollmaschinelle Abwicklung von Schadenereignissen in den Bereichen UVG, UVG-Z und KTG durch eine standardisierte und strukturierte Kommunikation zwischen Unternehmen und Versicherung – von der Schadenmeldung über die Leistungsabrechnung bis zum Fallabschluss. Kunden profitieren von hoher Effizienz und Real-Time-Feedback bei der Verarbeitung und Abwicklung von Schadenereignissen.

Welche Wünsche hätten Sie zusätzlich an die Software?
Petrone: Zurzeit können wir Rückfälle noch nicht im KLE erfassen und benötigen deswegen noch SunetPlus. Es wäre toll, wenn sich dies in naher Zukunft ändern würde. Ausserdem habe wir eine private Zusatzversicherung, die sich nicht über KLE abwickeln lässt.
Behnke: Es wäre schon sehr wünschenswert, wenn SunetPlus gänzlich abgelöst würde durch KLE. Dazu müssten aber natürlich auch die Privatversicherer und die Krankenversicherer aufspringen.

Wie profitieren Sie sonst noch von der Software?
Petrone: Alles in allem ermöglicht mir KLE eine zeitliche Einsparung von rund 60 Prozent. Der Mail- oder Postverkehr mit der Suva ist nur noch in Ausnahmefällen nötig. Dadurch bin ich zum Beispiel kurz vor den Lohnauszahlungen weniger unter Druck. Ich muss Anfragen zu Taggeldern nicht mehr per Mail oder Brief an die Suva formulieren, sondern kann die mit wenigen Klicks im KLE einsehen.
Behnke: Für unsere HR-Abteilung war die Implementation von KLE ein wichtiger Prozess, welcher automatisiert und digitalisiert werden konnte. KLE bedeutet für mich K wie kundenorientiert, L wie leistungsstark und E wie effizient. Wir haben durch die effizientere Arbeitsweise die Möglichkeit, neue Projekte anzupacken, die allen Mitarbeitenden zugutekommen.