Déclaration numérique des accidents à partir de la comptabilité salariale

Malgré les déclarations d’accidents électroniques, il y a encore trop d’échanges de papiers entre l’entreprise et l’assurance. La voie qui mène de la déclaration d’accident au versement des prestations reste pavée d’étapes intermédiaires manuelles. La Suva veut que cela change: le traitement des sinistres doit pouvoir être numérisé de A à Z grâce à la norme suisse en matière de prestations (KLE) développée par Swissdec et traité directement depuis le logiciel de comptabilité salariale des entreprises assurées.


Aujourd’hui déjà, plus de 150 000 entreprises travaillent avec une comptabilité salariale certifiée Swissdec. Grâce à cette procédure unifiée de communication des salaires (ELM) universellement utilisable, les employeurs peuvent communiquer par voie électronique, via le logiciel de comptabilité salariale, l’ensemble de leurs déclarations de salaires et des détails concernant ces derniers aux différents destinataires tels qu’assureurs, administration fiscale ou agences AVS.


La Suva fait maintenant un pas de plus. «Nous souhaitons promouvoir une collaboration numérique simplifiée entre tous les acteurs afin de faciliter la communication et d’améliorer la qualité des données», annonce Daniel Roscher, membre de la Direction de la Suva.

Un traitement des sinistres simplifié grâce à la numérisation

En se basant sur la procédure électronique de communication des salaires, la Suva prévoit de numériser progressivement l’ensemble du processus, de la déclaration de l’accident ou de la maladie à la dernière indemnisation par l’assurance (processus de gestion des cas, décompte d’indemnités journalières compris). La nouvelle norme suisse en matière de prestations (KLE – processus de prestations intégré de la demande de prestations à leur fourniture) développée par Swissdec en constituera la base. L’objectif est de relier directement les systèmes des entreprises à ceux de l’assurance. En tant que principal assureur-accidents de Suisse, la Suva a su déceler le potentiel du processus KLE pour servir de base à l’automatisation des processus de gestion des sinistres. D’ici l’automne 2019, elle souhaite être la première assurance du pays à mettre en œuvre les capacités de réception et de traitement correspondantes afin de permettre une communication numérique sans interruption entre l’entreprise et l’assurance.

Pour les entreprises assurées, l’intégration des systèmes concernés se traduira par des avantages importants en termes d’organisation interne. En effet, les fastidieuses étapes manuelles de transfert des données sur un système tiers avant leur transmission seront supprimées. Le but est de permettre à l’entreprise de traiter l’accident de A à Z directement depuis son système ERP, généralement un logiciel de comptabilité salariale. Les entreprises pourront saisir la déclaration d’événement simplement et rapidement et la transmettre à l’assureur même si des éléments tels que le déroulement et la date exacte de l’accident ne sont pas encore connus. Les déclarations d’événements seront préremplies avec les données du collaborateur concerné déjà saisies dans le système ERP. Les informations manquantes seront complétées par la suite de façon largement automatisée. Après réception de la déclaration d’accident électronique, le système central de la Suva vérifiera si l’entreprise est assurée auprès d’elle et comment, puis génèrera automatiquement un numéro de sinistre que le système communiquera très rapidement à l’entreprise. L’entreprise pourra par ailleurs consulter à tout moment le statut actuel de traitement des cas, transmettre les données relatives à une éventuelle incapacité de travail ou encore recevoir et traiter sous forme électronique les décomptes d’indemnités journalières correspondants – le tout directement dans le logiciel de comptabilité salariale.

Fini le surcroît de travail associé aux formes de travail flexibles

Daniel Roscher, membre de la Direction de la Suva, est convaincu que cette étape est désormais nécessaire. D’autant plus que les défis sont appelés à se multiplier pour les spécialistes des RH: la tendance générale est à plus de flexibilité, à la diversification et à des coopérations «just in time». Le travail temporaire ou dans le cadre de projets, de même que les emplois à durée déterminée, sont des formes de travail qui se développent. Les rapports de travail n’étant pas toujours clairs dans de tels cas, le traitement des événements est plus complexe, en particulier en ce qui concerne les salariés à temps partiel ou rémunérés au salaire horaire, les collaborateurs freelance et les personnes ayant un contrat à durée déterminée. Le traitement manuel de ce genre de cas prend du temps et la communication entre l’entreprise et l’assureur est compliquée. Et ce bien que les données relatives aux collaborateurs et à leurs rapports de travail soient d’ores déjà saisies dans les systèmes dédiés de nombreuses entreprises. Si à l’avenir les accidents peuvent être déclarés par voie numérique via le logiciel de comptabilité salariale, les nombreuses options possibles pour le traitement des événements pourront être représentées de façon automatisée et la communication entre les différents acteurs sera optimisée.

Appel aux fabricants de logiciels de comptabilité salariale

Voilà pour la théorie. Mais introduire une nouvelle norme n’a rien de simple. C’est ce que souligne également Daniel Roscher: «Pour l’introduction, nous aurons besoin de la collaboration d’un grand nombre de concepteurs de logiciels, des assureurs privés et bien sûr, de la disposition au changement des entreprises assurées.» Un défi est notamment de taille: le nombre important de parties concernées par le décompte numérique et par là même, la diversité des systèmes existants. La Suva prévoit par conséquent une phase d’adaptation relativement longue. Mais elle a bien l’intention – dans l’intérêt de tous les intéressés – de regrouper et de développer les différents canaux qui fonctionnent actuellement en parallèle. La Suva a déjà l’expérience de transformations de cette ampleur: il y a plus de 20 ans, elle a été l’une des premières assurances à commencer à numériser le décompte de prestations avec les fournisseurs de prestations. En tant qu’organisation de droit public, la Suva a par ailleurs intérêt à garantir une collaboration efficace et rationnelle avec ses clients, les entreprises assurées. Et celles-ci approuvent le projet.

Un projet pilote est prévu

La société SwissSalary SA, qui possède son propre logiciel de comptabilité salariale, participera au projet pilote avec le groupe Frutiger, une entreprise de construction active à l'échelle nationale (voir l’entretien avec Beat Augstburger, responsable du personnel chez Frutiger SA). Pour SwissSalary SA, l’introduction de la nouvelle norme suisse en matière de prestations (KLE) est une innovation qui couvrira les besoins des entreprises. «Nous serons ainsi en mesure d’adapter notre logiciel aux besoins du futur», estime Mark Fahrni, CEO de SwissSalary SA. «Grâce à cette nouveauté, nous pourrons offrir une réelle valeur ajoutée à nos clients.»

Dans le cadre de premiers essais pilotes à l’automne 2019, la Suva souhaite traiter une partie des processus de gestion des sinistres par voie numérique via le nouveau canal, puis développer ce système en continu. L’objectif est qu’à l’automne 2020, l’ensemble des processus définis dans la norme suisse en matière de prestations (KLE) soit pris en charge par la Suva et le plus grand nombre de fabricants de logiciels de comptabilité salariale possible.


Interlocuteur pour les questions: 

Matthias Lips | Chef de projet
Suva | Etat-major innovations | Fluhmattstrasse 1 | 6002 Lucerne
matthias.lips@suva.ch | 041 419 53 25

«Plus simple, plus rapide, plus sûr»

Le Groupe Frutiger, entreprise de construction dont le siège se trouve à Thoune, emploie environ 2800 collaborateurs. Il participera au projet en tant que client pilote afin de pouvoir à l’avenir déclarer ses accidents par voie numérique via son logiciel de comptabilité salariale.

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Pourquoi participez-vous au projet pilote?

Beat Augstburger*: J’espère que nous pourrons simplifier l’échange de données et supprimer certaines tâches manuelles. Nous souhaiterions par ailleurs avoir un meilleur aperçu des cas en cours, par exemple sous la forme d’une liste qui permettrait de savoir immédiatement le statut du traitement, ce qui a été fait et pourquoi. A l’heure actuelle, nous déclarons les accidents par voie électronique mais nous recevons ensuite un courrier papier de la Suva. Si nous pouvions réaliser la totalité du traitement des accidents et de la communication – de la déclaration d’accident à la reconnaissance – via notre système de comptabilité salariale, l’ensemble du processus serait plus simple, plus rapide et plus sûr. Il y aurait aussi moins d’erreurs dues à des fautes de frappe car le logiciel fournirait automatiquement les bonnes données.

Quels sont pour votre entreprise les défis en matière de traitement des sinistres?

Nous déclarons les accidents de nos collaborateurs à l’aide du logiciel SunetPlus, ce qui nécessite encore de nombreuses étapes manuelles. Nous scannons des documents et la Suva nous en renvoie d’autres que nous conservons en parallèle dans nos archives physiques. Chez nous, une personne accompagne l’ensemble du processus. Si tout était numérisé, plusieurs personnes pourraient accéder plus facilement aux données dont elles ont besoin.

Quelle charge de travail cet essai pilote représenterat-il pour vous?

C’est difficile à dire. J’imagine que tout ne fonctionnera pas impeccablement dès le début, ce qui pourrait éventuellement occasionner pas mal de travail supplémentaire. Mais nous trouvons ce projet passionnant et voulons y participer et nous impliquer. Tout le monde parle de numérisation – nous avons ici la possibilité d’agir concrètement dans ce domaine.

* Beat Augstburger est le responsable du personnel du Groupe Frutiger, une entreprise de construction présente dans toute la Suisse.

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