Trois étapes pour réduire les absences dans les entreprises

Barbara Senn,

Les absences affectent la marche des affaires des entreprises. Elles coûtent de l’argent et de l’énergie, génèrent des heures supplémentaires et beaucoup de stress. Sans parler des retards de livraison et des clients mécontents. Pourtant, l’absentéisme n’est pas une fatalité. Une gestion efficace des absences permet d’en réduire le nombre et les coûts.

Une jambe cassée au ski, un problème de santé ou un accident au travail: peu importe la cause, une absence est toujours désagréable. Pour tout le monde: pour le collaborateur, qui doit se remettre sur pied, pour ses collègues, qui sont soumis à une surcharge de travail, et pour l’employeur, qui doit faire en sorte que l’entreprise continue à tourner. En Suisse, chaque salarié est absent en moyenne 6,5 jours par an. Comment les entreprises peuvent-elles faire face à ce phénomène? L’employeur dispose-t-il des moyens nécessaires pour aider un collaborateur malade ou accidenté? Et comment mettre en place un système efficace de gestion des absences?

Une bonne gestion des absences

Krank, Krankheit, malade, Notizzettel, Absenzenmanagement

L’efficacité du système de gestion des absences adopté suppose premièrement que l’employeur fixe des objectifs concrets et attribue des mandats précis.

Dans un deuxième temps, l’entreprise doit identifier les causes des absences pour pouvoir introduire des mesures de prévention ciblées. «Cela implique que l’entreprise effectue un travail régulier de saisie des absences et qu’elle analyse et exploite ces données», explique Peter Schmid, chef de projet gestion des absences à la Suva. Pour gérer ces volumes de données, il est recommandé de créer un cockpit d’indicateurs qui permette de les visualiser en toute simplicité. Une fonctionnalité qu’offre par exemple le logiciel gratuit «Sunetplus  » de la Suva.

La troisième étape consiste à réduire la durée et les conséquences des absences. Si un accident se produit dans l’entreprise malgré les efforts de prévention déployés, il importe que l’employeur intervienne rapidement et offre un soutien adéquat. Les supérieurs jouent souvent un rôle clé. «Les petites et moyennes entreprises ont un avantage considérable par rapport aux grandes firmes parce qu’elles sont plus proches de leurs collaborateurs. Les supérieurs savent en général pourquoi l’un d’entre eux manque à l’appel et comment l’aider au mieux pour s’en sortir», ajoute Peter Schmid. Il s’agit avant tout d’accompagner ces collaborateurs dans une phase de vie difficile, de les aider à surmonter un problème de santé et d’organiser avec eux leur retour au travail. «Dans les petites entreprises, le processus est souvent informel. Mais pour gérer les absences, il vaut mieux définir quelques mesures officielles, comme mener systématiquement des entretiens de préparation au retour», précise Peter Schmid.

Priorité à la prévention

Le nombre et la durée des absences sont étroitement liés à la culture d’entreprise. Il est essentiel que les relations entre collaborateurs soient empreintes de respect et d’estime mutuelle pour assurer le succès à long terme de l’entreprise. Cela crée un climat de confiance, renforce la cohésion et permet de surmonter ensemble les périodes difficiles. Une maladie ou un accident ne laisse personne indifférent.

Aide et documents de la Suva

La Suva propose des solutions éprouvées, notamment des cours présentiels et des formations en ligne, pour permettre aux entreprises de mieux maîtriser la problématique des absences. De plus amples informations sont disponibles ici  .

Ce film présente le fonctionnement d’une gestion des absences efficace:

Quatre questions juridiques relatives aux absences

L’employeur peut-il interdire à ses collaborateurs de pratiquer une activité sportive ou un loisir présentant un risque d’accident élevé?
Non, l’employeur n’a pas le droit de le faire, pas plus qu’il n’est autorisé à leur imposer d’adopter une alimentation saine. En revanche, il peut expliquer à ses employés les risques qui y sont liés et les conseiller.

L’employeur peut-il exiger que ses collaborateurs se fassent vacciner contre la grippe?
D’un point de vue juridique, l’obligation de vaccination ne présente généralement aucun intérêt particulier pour l’employeur. Ce dernier ne peut l’imposer dans le seul but de réduire l’absentéisme au sein de son entreprise. En revanche, les catégories professionnelles particulièrement exposées font exception. En effet, il est possible d’édicter une telle directive lorsque la situation présente une menace potentielle pour des tiers (p. ex. au sein des hôpitaux, des établissements des œuvres sociales et des cabinets médicaux).

Est-il possible de confier temporairement une autre activité à un collaborateur accidenté?
Oui, si celle-ci est acceptable et qu’elle ne porte pas atteinte au processus de guérison. Proposer un poste aménagé au collaborateur concerné est souvent un bon moyen de lui remettre progressivement le pied à l’étrier.

L’employeur peut-il contraindre un employé accidenté à télétravailler si celui-ci est en mesure d’effectuer des tâches en s’épargnant le trajet qui sépare son domicile de son lieu de travail?
Là aussi, il importe de favoriser le processus de guérison. Le cas échéant, l’employeur peut demander à son collaborateur de travailler de chez lui. Pour ce faire, il est tenu de lui mettre à disposition l’infrastructure nécessaire.