Un nouveau logiciel qui permet de gagner du temps

Regula Müller,

Canon a été l’une des premières entreprises à utiliser un logiciel de comptabilité salariale certifié selon la norme KLE de Swissdec. Birgit Behnke, HR Payroll Manager, et Sara Petrone, administratrice RH, nous en disent plus sur cette méthode de travail novatrice et efficace.

Quel logiciel utilisiez-vous avant l’introduction de la norme KLE?

Sara Petrone.jpg

Sara Petrone: Nous nous servions de SunetPlus. Nous devions charger chaque semaine les dernières données relatives au personnel. À présent que notre logiciel de comptabilité salariale intègre la norme KLE de Swissdec, nous n’avons plus besoin de le faire. Il en va de même pour la saisie manuelle des décomptes d’indemnités journalières et des crédits.

Birgit Behnke: Grâce à un processus intégré de la déclaration de l’accident au décompte des indemnités journalières et au contrôle des cas en cours en passant par l’envoi de documents depuis le dossier électronique, nous n’avons plus à effectuer certaines tâches et vérifications fastidieuses.

Birgit Behnke.JPG

Comment avez-vous vécu l’introduction du nouveau logiciel au sein de votre équipe?
S. Petrone: Tout s’est bien passé, car ce programme est très convivial. J’ai rédigé des instructions à l’intention des collaborateurs, de sorte que nous n’avons pas eu besoin de réaliser des formations.
B. Behnke: J’ai vécu l’introduction de très nombreux systèmes au cours de ma carrière, et celui-ci est vraiment intuitif et très convivial comparativement à d’autres programmes. Il faut toutefois préciser que SwissSalary a fourni en coulisses un travail considérable.
S. Petrone: Tout à fait. Durant toute la période d’introduction du logiciel, nous avons bénéficié d’un soutien extraordinaire de la part du support de SwissSalary et de la Suva.

Quels sont les avantages de ce nouveau logiciel?
S. Petrone: J’apprécie surtout sa clarté: je vois tout de suite si un cas est en cours, annoncé ou clôturé. En outre, quelques clics suffisent pour générer un fichier Excel qui me donne une vue d’ensemble des accidents. Je peux également le faire avec des données anonymisées, ce qui est très utile pour la documentation interne à l’entreprise.
B. Behnke: Pour continuer à garantir le respect des dispositions relatives à la protection des données, il était impératif que nous puissions transférer des données anonymes à notre comptabilité. Au début, le logiciel ne permettait pas encore de le faire, mais notre demande a été rapidement prise en compte et satisfaite.
S. Petrone: J’apprécie également le fait de pouvoir voir immédiatement dans le système s’il manque encore des documents en lien avec une déclaration d’accident. Avant, il fallait que la Suva nous écrive pour nous les demander. Par ailleurs, nous pouvons annoncer un accident même si nous ne disposons pas encore de tous les documents.

Ce qu’est Swissdec

Organisé sous forme d’association, Swissdec   est un projet commun à but non lucratif soutenu notamment par la Suva. Il vise à réglementer et à organiser la transmission par les entreprises de données salariales aux assurances sociales et aux autorités, ainsi que le traitement des cas. La norme suisse en matière de prestations (KLE) mise au point par Swissdec permet un traitement entièrement automatisé des cas relevant des domaines LAA, LAAC et IJM au moyen d’une communication standardisée et structurée entre l’entreprise et l’assurance, de la déclaration de sinistre à la clôture du cas en passant par le décompte de prestations. Les clients bénéficient d’une grande efficacité et de feed-back en temps réel lors du traitement et de la liquidation des cas.

Quelles autres fonctions aimeriez-vous que le logiciel propose?
S. Petrone: Étant donné que la norme KLE ne permet pas encore de saisir des rechutes, nous avons toujours besoin de SunetPlus. Ce serait parfait si cela pouvait changer prochainement. En outre, nous disposons d’une assurance complémentaire privée qui ne peut pas être intégrée à KLE.
B. Behnke: Il serait déjà fortement souhaitable de pouvoir remplacer complètement SunetPlus par KLE. Mais bien sûr, il faudrait pour cela que les assureurs privés et les assureurs-maladie adoptent eux aussi cette norme.

Quel autre bénéfice vous apporte ce nouveau logiciel?
S. Petrone: Globalement, KLE m’offre un gain de temps d’environ 60 %. L’échange de lettres ou d’e-mails avec la Suva n’est plus nécessaire que dans des cas exceptionnels. Ainsi, je suis moins stressée à l’approche du versement des salaires, par exemple. Je ne dois plus envoyer des e-mails ou des lettres à la Suva pour obtenir des informations relatives aux indemnités journalières; je peux en effet les consulter en quelques clics grâce à la norme KLE.
B. Behnke: Avec l’implémentation de KLE, nous avons pu automatiser et numériser un processus essentiel pour notre service RH. À mes yeux, KLE est synonyme d’orientation client, de performance et de gain d’efficacité. Grâce à cette nouvelle méthode de travail, nous avons désormais le temps de nous consacrer à de nouveau projets qui profitent à l’ensemble des collaborateurs.