Notifica digitale degli infortuni a partire dalla contabilità salariale

Nonostante le notifiche di infortunio elettroniche, c'è ancora un laborioso scambio di carte tra impresa e assicurazione. Il cammino dalla notifica dell'infortunio al ricevimento della prestazione resta lastricato di operazioni manuali. Ma la Suva vuole cambiare: la gestione dei casi sarà digitalizzata dalla A alla Z grazie allo Standard prestazioni CH (KLE), sviluppato da Swissdec, e potrà essere effettuata direttamente dal software di contabilità salariale delle aziende assicurate.


Già oggi oltre 150 000 imprese lavorano con una contabilità salariale certificata Swissdec. Grazie a questa procedura uniforme di notifica dei salari (ELM) estesa a tutto il territorio, i datori di lavoro possono avvalersi di un software di contabilità salariale che consente loro di trasmettere per via elettronica tutti i dati e le dichiarazioni salariali ai relativi destinatari, tra cui assicuratori, amministrazioni delle contribuzioni o uffici AVS. Ora la Suva fa un passo avanti. «Vogliamo promuovere una cooperazione digitale agevole tra tutti gli interessati, semplificando la comunicazione e aumentando la qualità dei dati» afferma Daniel Roscher, membro della Direzione della Suva.

Gestione dei casi semplificata grazie alla digitalizzazione

Basandosi sulla procedura elettronica di notifica dei salari, la Suva intende digitalizzare progressivamente l'intero processo, dalla notifica dell'evento (infortunio o malattia) fino all'ultima indennità versata dall'assicurazione (processo di gestione del caso comprensivo di conteggio dell'indennità giornaliera). E il nuovo Standard prestazioni CH (KLE, processo relativo alle prestazioni integrato nel software del cliente: dalla richiesta alla fornitura) sviluppato da Swissdec offre la base per realizzare tale progetto. L'obiettivo è collegare direttamente gli attuali sistemi delle aziende con quelli dell'assicurazione. In qualità di maggior assicuratore contro gli infortuni della Svizzera, la Suva ha riconosciuto il potenziale del KLE come criterio di automatizzazione dei processi di gestione dei casi. Nell'autunno 2019 la Suva intende essere la prima assicurazione svizzera a sfruttarne la capacità di ricezione ed elaborazione, per rendere possibile la comunicazione digitale costante tra azienda e assicurazione.


Per le imprese assicurate, l'integrazione dei sistemi interessati comporta grossi vantaggi a livello di organizzazione interna. Vengono infatti eliminate alcune laboriose operazioni manuali connesse al trasferimento dei dati su un sistema terzo prima della trasmissione. Lo scopo è consentire all'azienda di gestire il caso dalla A alla Z direttamente dal proprio sistema ERP, che in genere consiste in un software di contabilità salariale. Le imprese possono registrare la notifica dell'evento e trasmetterla all'assicuratore in modo rapido e semplice, anche se ad esempio non sono ancora a conoscenza della dinamica e della data esatta dell'infortunio. Le notifiche di eventi sono precompilate con i dati del collaboratore interessato già archiviati nel sistema ERP. Le informazioni mancanti vengono successivamente completate con procedure ampiamente automatizzate. Una volta ricevuta la notifica elettronica dell'infortunio, il sistema centrale della Suva verifica se e come l'azienda è assicurata presso la Suva e genera automaticamente un numero di infortunio che il sistema comunica all'azienda entro brevissimo tempo. Inoltre, l'azienda può verificare in qualsiasi momento lo stato attuale di elaborazione del caso, trasmettere i dati di un'eventuale incapacità al lavoro, nonché ricevere ed elaborare per via elettronica i relativi conteggi dell'indennità giornaliera, il tutto direttamente nel software di contabilità salariale.

Eliminazione dei costi aggiuntivi dovuti alle forme di lavoro flessibili

Daniel Roscher, membro della Direzione della Suva, è convinto che ora questo passo sia necessario, tanto più che in futuro aumenteranno le sfide per gli specialisti delle Risorse umane. Il trend generale va verso una maggiore flessibilità e varietà, nonché cooperazioni just-in-time. Attività temporanee e a progetto, nonché gli impieghi a tempo determinato sono forme di lavoro in crescita. Poiché in questi casi le condizioni di impiego non sono sempre chiare, la gestione diventa più complessa, soprattutto per quanto riguarda i lavoratori a tempo parziale e con stipendio orario, i liberi professionisti e i collaboratori a tempo determinato. L'elaborazione manuale di questi casi richiede molto tempo e la comunicazione tra azienda e assicuratore è dispendiosa, anche se oggi i dati dei collaboratori e delle rispettive condizioni di impiego sono spesso rappresentati nei relativi sistemi. Notificando gli infortuni per via digitale tramite il software di contabilità salariale, in futuro si potranno automatizzare le molte possibili variabili della gestione del caso e si potrà ottimizzare la comunicazione tra le parti interessate.

Occorre la collaborazione dei produttori di software di contabilità salariale

Fin qui la teoria. In pratica però non è facile introdurre un nuovo standard. Lo sottolinea anche Roscher: «Per l'introduzione dipendiamo dai vari produttori di software di contabilità salariale, dagli assicuratori privati e naturalmente dalla disponibilità al cambiamento delle aziende assicurate». Tra le varie sfide poste da un progetto di questo tipo, una è particolarmente impegnativa ed è il gran numero di sistemi coinvolti che deriva dal numero di parti interessate dal conteggio. La Suva prevede quindi una lunga fase di transizione. Ciò nondimeno vuole riunire e ampliare i diversi canali che oggi funzionano in parallelo, a vantaggio di tutte le parti. La Suva ha esperienza con trasformazioni di questo genere. Oltre 20 anni fa è stata infatti una delle prime assicurazioni a dare l'avvio alla digitalizzazione del conteggio delle prestazioni con i fornitori di prestazioni. Inoltre, come organizzazione di diritto pubblico, la Suva è interessata a una collaborazione efficiente ed efficace con i suoi clienti, vale a dire le aziende assicurate. E il progetto ne incontra il consenso.

Previsto un progetto pilota

La SwissSalary Ltd., con il proprio software di contabilità salariale, partecipa al progetto pilota insieme al Gruppo Frutiger, un'impresa edile operante a livello nazionale (vedi intervista con Beat Augstburger, responsabile del personale presso la Frutiger SA). Per la SwissSalary Ltd. l'introduzione del nuovo Standard prestazioni CH (KLE) rappresenta un'innovazione in grado di soddisfare le esigenze dell'impresa. «Ci consente di rendere il nostro software adatto ad affrontare il futuro» afferma Mark Fahrni, CEO di SwissSalary Ltd. «Con questa novità possiamo offrire ai nostri clienti un vero e proprio valore aggiunto».


Nell'autunno 2019 la Suva intende svolgere, con le prime aziende pilota, una parte dei processi di gestione dei casi per via digitale tramite il nuovo canale, aumentandone gradualmente il numero. Punta così a fare in modo che entro l'autunno 2020 tutti i processi definiti nello Standard prestazioni CH (KLE) siano supportati dalla Suva e dal maggior numero possibile di produttori di software di contabilità salariale.

Persona di riferimento per eventuali domande:
Matthias Lips | Responsabile di progetto
Suva | Staff innovazioni | Fluhmattstrasse 1 | 6002 Lucerna
matthias.lips@suva.ch | 041 419 53 25

«Più facile, più veloce, più sicuro»

Il Gruppo Frutiger, un'impresa edile con sede a Thun e un organico di circa 2800 persone, parteciperà al progetto come cliente pilota, per poter in futuro notificare gli infortuni per via digitale tramite il proprio software di contabilità salariale.

2013_Augstburger_Beat_Bitmap
Perché partecipate al progetto pilota?

Beat Augstburger*: Mi auguro di poter semplificare lo scambio dei dati e di conseguenza di ridurre il lavoro manuale. Inoltre speriamo di avere una panoramica migliore dei casi pendenti, ad esempio un elenco su cui si possa vedere a colpo d'occhio qual è la situazione, cosa si è fatto e perché. Oggi notifichiamo gli infortuni per via elettronica, ma dalla Suva riceviamo una lettera cartacea. Se tutta la gestione dell'infortunio e la comunicazione, dalla notifica fino al riconoscimento, si potessero svolgere tramite il nostro sistema di contabilità salariale, l'intero processo diventerebbe più semplice, più veloce e più sicuro. Ci sarebbero anche meno errori di battitura, perché il nostro software di contabilità salariale invia automaticamente i dati corretti.

Nella vostra azienda quali sono le sfide che incontrate nella gestione dei casi?

Notifichiamo gli infortuni dei nostri collaboratori tramite il software SunetPlus, ma occorrono ancora molte operazioni manuali. Dobbiamo scansionare i documenti e dalla Suva ne riceviamo di ritorno altri che raccogliamo in un archivio cartaceo. L'intero processo è seguito presso di noi da una persona. Se tutto fosse digitalizzato, più persone potrebbero accedere con maggiore facilità ai dati di cui necessitano.

Che oneri comporta per voi questo progetto pilota?

È difficile fare una stima. Ritengo che all'inizio non tutto procederà senza errori, il che può generare un maggior impegno per noi. Però consideriamo interessante questo progetto e desideriamo impegnarci e partecipare alla sua realizzazione. Tutti parlano di digitalizzazione. Noi ora abbiamo l'occasione di fare qualcosa di concreto.

* Beat Augstburger è responsabile del personale presso il Gruppo Frutiger, un'impresa edile operante a livello nazionale.

  • AUBEP SA
  • Dialog Verwaltungs-Data AG
  • Epsitec SA - Cresus
  • GIT IT Services SA
  • Inforis AG
  • Klara.ch
  • Micro Consulting SA
  • Novative
  • P&I Personal und Informatik AG (Schweiz)
  • ProFinance.ch AG für ERP-Software
  • Progel SA
  • Realisator AG
  • Sage Schweiz AG
  • Sisma Informatica SA
  • Soft Gestion
  • SwissSalary Ltd.
  • SysLog Informatique SA
  • Team Informatica SA