Un software nuovo che fa risparmiare tempo

Regula Müller,

Canon è una delle prime aziende a utilizzare un software di contabilità salariale certificato secondo lo Standard prestazioni CH (KLE) di Swissdec. Birgit Behnke, HR Payroll Manager, e Sara Petrone, HR Administrator, parlano del nuovo metodo di lavoro innovativo ed efficiente.

Con quale software avete lavorato fino all'introduzione di KLE?

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Sara Petrone: Prima lavoravamo con SunetPlus e ogni settimana dovevamo caricare i dati personali aggiornati. Ora il nostro software di contabilità salariale supporta lo Standard prestazioni CH (KLE) e quindi non dobbiamo più effettuare né l'upload dei dati né la registrazione manuale dei conteggi delle indennità giornaliere e degli accrediti.

Birgit Behnke: Il processo integrato che comprende la notifica, l'invio di documenti a partire dall'e-Dossier, il conteggio delle indennità giornaliere e il controllo dei casi aperti ci risparmia lunghi controlli e complesse fasi di lavoro.

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Come avete vissuto l'introduzione del nuovo software all'interno del team?
Petrone: Il processo si è svolto senza intoppi, poiché l'applicazione è molto semplice da usare. Ho scritto apposite istruzioni per i collaboratori, così non è stato necessario svolgere una formazione.
Behnke: Nel corso della mia carriera ho già lavorato con moltissimi sistemi. Rispetto ad altri, KLE è davvero intuitivo e facilissimo da usare. Devo però sottolineare che SwissSalary ci ha assistito da remoto in maniera egregia.
Petrone: Esatto, durante l'intera fase di implementazione abbiamo potuto contare sul prezioso supporto di SwissSalary e della Suva.

Quali vantaggi apporta il nuovo software?
Petrone: Apprezzo in particolare la grafica semplificata. Vedo subito se un caso è aperto, notificato o chiuso. Inoltre con pochi clic posso creare un file Excel che mi fornisce una panoramica degli infortuni. È possibile generarlo anche con dati anonimi, il che è utile per la documentazione interna.
Behnke: Per garantire come sempre il rispetto della protezione dei dati, abbiamo voluto avere la possibilità di inoltrare i dati in forma anonima alla nostra contabilità. All'inizio il software non era ancora programmato in tal senso, ma la nostra richiesta è stata accolta ed esaudita in tempi rapidi.
Petrone: Apprezzo anche il fatto di poter vedere subito nel sistema se mancano dei documenti in relazione a una notifica di infortunio. Prima la Suva doveva contattarci per iscritto affinché potessimo trasmetterle in un secondo tempo i documenti necessari. Inoltre è possibile notificare un infortunio anche se non sono ancora disponibili tutti i documenti.

Questa è Swissdec

Swissdec  , organizzata sotto forma di associazione, è un progetto comune, non orientato al profitto, sostenuto da diversi partner tra cui la Suva. Swissdec regola e organizza la trasmissione di dati salariali e il trattamento degli eventi infortunistici dalle aziende verso le assicurazioni sociali e le autorità. Lo Standard prestazioni CH (KLE) di Swissdec permette di gestire gli eventi infortunistici nei settori LAINF, LAINF-C e IGM in modo completamente automatico mediante una comunicazione standardizzata e strutturata fra l'impresa e l'assicurazione: dalla notifica dell'infortunio al conteggio delle prestazioni fino alla conclusione del caso. I clienti beneficiano di un'elevata efficienza e di un feedback in tempo reale nel trattamento dei casi.

Quali altre richieste avete riguardo al software?
Petrone: Al momento non è ancora possibile registrare i casi di ricaduta in KLE, per cui continuiamo a utilizzare SunetPlus. Sarebbe ottimo se potessimo migliorare questa procedura nell'immediato. Inoltre abbiamo un'assicurazione complementare privata che non è possibile gestire tramite KLE.
Behnke: L'ideale sarebbe sostituire completamente SunetPlus con KLE. Affinché ciò sia possibile, ovviamente, anche gli assicuratori privati e gli assicuratori malattia dovrebbero passare al nuovo sistema.

Quali sono gli altri aspetti positivi del software?
Petrone: A conti fatti, KLE mi garantisce un risparmio di tempo pari al 60 per cento circa. La corrispondenza postale o via e-mail con la Suva, ormai, è limitata a casi eccezionali. Pertanto riesco a lavorare con maggiore tranquillità, ad esempio a ridosso del pagamento degli stipendi. Non devo più inviare alla Suva le richieste relative alle indennità giornaliere tramite posta o e-mail: con pochi clic si possono visualizzare direttamente in KLE.
Behnke: Per il nostro reparto HR l'introduzione di KLE è stata un processo importante, che abbiamo potuto svolgere in modo automatico e digitalizzato. KLE per me è sinonimo di orientamento al cliente, prestazioni elevate ed efficienza. Grazie a questo metodo di lavoro più efficiente abbiamo la possibilità di realizzare nuovi progetti a beneficio di tutti i collaboratori.