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Comment utiliser notre service en ligne «Déclaration des salaires»

Dans la comptabilité salariale, les transmissions de données font partie des tâches quotidiennes, y compris pour la déclaration des masses salariales à l’assurance-accidents Suva. Pour vous faciliter la tâche, nous mettons à votre disposition un outil efficace: notre service en ligne «Déclaration de salaires».

Table des matières

En bref

Si vous ne travaillez pas avec un système de comptabilité salariale certifié Swissdec, utilisez notre service en ligne «Déclaration des salaires». Vous avez uniquement besoin de vous inscrire et nos vidéos vous montrent comment travailler avec cet outil étape par étape. De plus, vous retrouverez des réponses aux questions les plus fréquentes dans l’espace FAQ.

Voici les avantages de notre service en ligne:

  • Vous avez la possibilité de corriger facilement une masse salariale définitive déjà saisie grâce à ce service en ligne.
  • Vous pouvez reprendre en quelques clics les données personnelles et masses salariales depuis votre propre liste.
  • L’outil vous facilite le travail.

Vidéos sur notre service en ligne

Trois vidéos sont à votre disposition. En plus du processus d’inscription, vous découvrirez également comment établir une déclaration de salaires ou comment reprendre dans notre service en ligne des données personnelles et masses salariales déjà existantes depuis votre propre liste.

Inscription

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Établir et envoyer la déclaration de salaires

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Reprendre les données personnelles/masses salariales existantes

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Questions et réponses

Nous répondons ici à vos questions fréquentes sur la déclaration électronique de salaires.

La création de ces fichiers s’avérait dans certains cas fastidieuse et leur traitement occasionnait une charge de travail manuel supplémentaire. De plus, en raison de la diversité des normes relatives aux fichiers PDF, il n’était parfois pas possible d’en lire le contenu. Enfin, la Suva a renforcé la sécurité et renonce pour des raisons de protection des données au transfert de PDF.

Aujourd’hui, les programmes de comptabilité salariale certifiés Swissdec sont très répandus. Vous pouvez ainsi transmettre la déclaration des salaires directement à partir de votre comptabilité salariale. Si vous ne disposez pas encore d’un système certifié Swissdec, vous pouvez utiliser le service en ligne pratique de la Suva.

Nous avons besoin de la masse salariale par collaborateur pour vérifier les points suivants:

  • Est-ce que seuls les salaires maximaux autorisés ont été déclarés?
  • Est-ce qu’on a tenu compte des salaires correspondant aux usages professionnels et locaux pour les membres de la famille de l’employeur, les actionnaires, les associés et les membres de sociétés coopératives?
  • Les masses salariales déclarées sont-elles les mêmes que celles indiquées dans les déclarations de sinistre?

Avec ces contrôles ainsi que les autres vérifications réalisées, nous nous assurons que votre entreprise se voit facturer des primes justes.

Les données salariales sont des données sensibles. Pour les protéger au maximum, la saisie d’un code est nécessaire.

Vous avez deux autres possibilités:

  1. Vous pouvez indiquer un numéro de téléphone fixe comme second facteur de sécurité. À la place d’un SMS sur le téléphone portable, le code vous sera communiqué par téléphone.
  2. Si vous disposez d’une application d’authentification, vous pouvez vous en service pour vous identifier.

Appelez-nous au 0848 820 820 (max. CHF 0.08/min depuis la Suisse) ou adressez-vous directement à votre agence Suva.

Depuis le service en ligne «Déclaration de salaires», vous disposez d’un accès temporaire au portail clients de la Suva. Vous y trouverez la déclaration de salaires actuelle ainsi que celles des deux dernières années. Vous pouvez apporter des corrections dans ces deux déclarations de salaires.

Si votre entreprise n’utilise pas encore le portail clients de manière permanente, nous vous recommandons de vous inscrire à l’adresse www.suva.ch/portail-clients. Cela en vaut la peine, car en plus de la déclaration de salaires, de nombreux autres services pratiques sont à votre disposition. Vous pouvez ainsi effectuer le traitement des cas à toute heure du jour et de la nuit ou avoir accès aux dossiers d’accidents.

Pour pouvoir déclarer la masse salariale d’une entreprise via le service en ligne, vous devez tout d’abord créer un compte utilisateur personnel dans notre portail clients. Ce compte vous permet de gérer plusieurs clients. Si vous avez déjà un compte utilisateur, il vous suffit de vous connecter avec le nom de votre client. L’étape suivante dépend du fait que l’entreprise soit enregistrée ou non dans le portail clients.

L’entreprise n’est pas encore enregistrée dans le portail clients: votre client a reçu une lettre de la Suva contenant un code à vous transmettre. Ce dernier donne droit à l’accès temporaire au service en ligne «Déclaration de salaires». Accédez à la page www.suva.ch/mon-code et saisissez le code d’autorisation sous «Activer l’accès». Si vous n’êtes pas encore connecté, il vous sera demandé de vous connecter au préalable. Répétez cette procédure pour chaque code d’autorisation que vous avez reçu.

L’entreprise est enregistrée dans le portail clients: connectez-vous au portail clients et demandez une adhésion. Vous avez besoin pour cela du numéro de client de l’entreprise. La demande d’adhésion est envoyée à l’entreprise par e-mail et doit être approuvée par cette dernière. Pour la déclaration de salaires, vous avez besoin du droit d’accès à la «Déclaration des salaires». Vous recevrez une notification par e-mail dès que l’accès vous a été attribué pour l’entreprise. Répétez cette procédure pour chaque entreprise dont vous traitez la déclaration des salaires.

Si vous gérez plusieurs clients dans notre portail clients, vous pouvez passer d’une entreprise à l’autre via le bouton d’opération. Vous le trouverez dans le menu qui s’ouvre directement après la connexion sur notre site ou en cliquant sur votre nom en haut à droite lorsque vous êtes connecté.

Service en ligne «Déclaration de salaires»: pour vous inscrire, cliquez sur www.suva.ch/salaire.

Contact

Les conseillers-clientèle de votre agence Suva se tiennent à votre disposition pour de plus amples informations sur notre service en ligne «Déclaration des salaires». Vous trouverez leurs coordonnées sur notre page Agences et adresses.

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