Les primes d'assurance contre les accidents professionnels et non professionnels sont fixées annuellement et facturées à l’avance.
Le montant exact de la masse salariale n’étant pas encore connu au moment de l’établissement de la facture, les primes fixées se fondent dans un premier temps sur des chiffres provisoires.
A la fin de chaque année civile, vous devez déclarer à la Suva les salaires soumis aux primes.
Les employeurs doivent tenir une comptabilité salariale et déclarer à la Suva, à la fin de chaque année, les salaires soumis aux primes.
Les entrées en fonction et départs de collaborateurs en cours d’année ne doivent lui être annoncées que s'ils ont une incidence significative sur la masse salariale globale.
Profil d’assurance LAA
Le profil d’assurance LAA récapitule toutes les informations nécessaires pour effectuer correctement le décompte des salaires et procéder à la déclaration des salaires en fin d’année. Vérifiez votre profil d’assurance LAA et adaptez votre comptabilité salariale en conséquence. Ce document vous est systématiquement transmis au mois de décembre pour l’année suivante.
Comptabilité salariale
Saisissez les salaires dans votre système de comptabilité salariale le jour de leur versement, cela vous simplifiera la procédure de déclaration des salaires à la fin de l’année. Si des parties d’entreprise ont fait l’objet de changements par rapport à l’année précédente, vous devez en outre vérifier et adapter en conséquence les données de base des travailleurs. Les montants figurant dans la comptabilité salariale doivent apparaître également dans la comptabilité financière et pouvoir être contrôlés facilement.
Mutations de personnel
Vous pouvez annoncer en cours d’année à la Suva les entrées en fonction ou les départs de collaborateurs, dès lors que ceux-ci ont une incidence significative sur la masse salariale et nécessitent de ce fait une adaptation de la facture de primes. En cas de mutation de personnel, la Suva n’a toutefois pas besoin d’informations concernant chaque collaborateur. Les salaires détaillés ne doivent être déclarés qu’à la fin de l’année, en vue du calcul des primes définitives.
L’un de vos collaborateurs ou vous-même vous accordez une pause, p. ex. avant de changer de fonction? L’assurance par convention vous garantit une couverture d’assurance durant cette période.
Les systèmes de comptabilité salariale, une solution pratique
Pour vous épargner de précieuses heures de travail dans le cadre du bouclement annuel, déclarez vos salaires directement à partir de votre logiciel de comptabilité salariale.
Les systèmes de comptabilité salariale certifiés Swissdec vous permettent de transmettre en quelques clics et sans traitement supplémentaire vos données salariales à la Suva, aux caisses de compensation, aux assurances privées, aux caisses de pension, aux administrations fiscales et à l’Office fédéral de la statistique.
Vous trouverez sur le site de Swissdec une liste actualisée des concepteurs de logiciels qui proposent des systèmes de comptabilité salariale certifiés.
Si vous êtes déjà au bénéfice d'une comptabilité salariale, mais sans savoir si celle-ci est certifiée Swissdec ou non, si vous avez besoin d'aide lors de la mise en place de votre logiciel spécifique, veuillez-vous adresser directement au fabricant de ce dernier.
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La première transmission des primes définitives avec Swissdec donne droit à une bonification de 100 francs sur la prime
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Pour toute question, veuillez vous adresser à votre agence Suva.
