Löhne einfacher melden: KMUs haben noch Potenzial

ELM ist das einheitliche Lohnmeldeverfahren von Swissdec. Es ermöglicht eine medienbruchfreie Lohndeklaration zwischen der Lohnsoftware der Unternehmen und den Empfängerorganisationen.

Was meinen Sie mit «medienbruchfreier Lohndeklaration»?

In der Praxis bedeutet das, dass das Ausfüllen von Formularen oder Eintippen von Daten in Online-Masken entfällt. Die Unternehmen werden also stark entlastet, weil sie die relevanten Daten direkt aus ihrer Lohnsoftware an alle gewünschten Lohndatenempfänger/-innen übermitteln.

Und wer sind die Lohndatenempfänger/-innen?

Zu den Lohndatenempfängern/-innen gehören Versicherungen, Ausgleichkassen, Steuerämter und das Bundesamt für Statistik.

Was macht das einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM) besser?

Für Lohndeklarationen wurden früher Papierformulare ausgefüllt, ausgedruckt und versendet. Danach kamen die Onlineportale auf, in denen alle Informationen zur Lohndeklaration manuell erfasst wurden. Beides ist mit dem Risiko verbunden, dass beim Eintippen der Daten Fehler passieren. Mit ELM muss nichts mehr manuell erfasst werden – also keine Namen, keine Lohnsummen, nichts. ELM hilft und unterstützt die verantwortlichen Personen dabei, genau die richtigen Daten an die jeweils richtigen Empfänger/-innen zu senden. 

Das klingt nach einer deutlichen Effizienzsteigerung.

In der Tat. Das System ermöglicht es den Kundinnen und Kunden, Daten an Behörden und Versicherungen mit einem Mausklick schnell und sicher zu übermitteln. Das verringert den Arbeitsaufwand für Lohndeklarationen erheblich.

Wie hilft ein Swissdec-zertifiziertes Lohnprogramm kleineren Betrieben, die vielleicht immer noch alles von Hand machen?

In einem Swissdec-zertifizierten Lohnprogramm werden Lohndaten nur einmal erfasst. Weitere manuelle Dateneingaben entfallen. Darüber hinaus berücksichtigt das System automatisch die gesetzlich festgelegten Beträge, zum Beispiel AHV-Freibeträge oder UVG-/ALV-Höchstlöhne.

Und wie profitieren grössere Unternehmen vom einheitlichen Lohnmeldeverfahren (ELM)?

Im Kern sind es die gleichen Vorteile wie bei kleineren Betrieben. Bei grösseren Betrieben sind Lohnprogramme Standard. Damit sie die Vorteile der Datenübermittlungen via ELM nutzen können, müssen sie ihre Systeme unter Umständen auf den aktuellen Stand bringen.

Wie verbreitet ist ELM heute bereits?

Aktuell übermitteln über 80 Prozent unserer Grosskund/-innen ihre Daten via ELM. Insgesamt wurden im Jahr 2023 rund zwei Drittel der Lohnsummen der Suva mit ELM übermittelt – das entspricht rund 114 Milliarden Franken.

Bei den grossen Firmen ist ELM also bereits etabliert. Wie sieht es bei den mittelgrossen und kleinen Betrieben aus?

Bei den KMU sehen wir noch Potenzial. Das sind Unternehmen mit durchschnittlich 10 bis 15 Mitarbeitenden. Die allermeisten Betriebe haben bereits ein Lohnprogramm, das ELM unterstützt. Viele davon nutzen diese Funktion aber noch nicht und profitieren daher nicht von der Vereinfachung in der Administration.  

Bei Kleinbetrieben übernehmen häufig Treuhandunternehmen die Lohndeklaration. Können auch sie diese via ELM durchführen?

Selbstverständlich. Fragen Sie Ihre Treuhänderin oder Ihren Treuhänder, ob sie/er die Lohndeklarationen via ELM durchführt. Wenn nicht, empfehlen wir auch Treuhandunternehmen, ELM zu nutzen, denn auch sie reduzieren dadurch ihren Aufwand.

Wieviel kostet die ELM-Funktion für Kund/-innen?

Bei den meisten Lohnprogrammen ist ELM bereits integriert und steht kostenlos zur Verfügung. Nach dem Einrichten des jeweiligen Versicherungsprofils ist ELM einsatzbereit. Die Suva stellt Ihren Kund/-innen das benötigte Versicherungsprofil UVG immer Anfang Dezember zu. Wenn Sie die Einstellungen nicht selbst vornehmen können, kontaktieren Sie am besten Ihren Lohnsoftware-Hersteller.

Wo erhalten Betriebe, die ihr Lohnmeldeverfahren umstellen möchten, Unterstützung bei der Implementierung von ELM?
Heute sind im Schweizer Markt bereits über 115 Lohnprogramme Swissdec-zertifiziert. Neben der Suva unterstützen fast alle Versicherungen, Ausgleichskassen und Steuerämter das einheitliche Lohnmeldeverfahren. Unterstützung bieten natürlich die Softwarehersteller dieser Lohnprogramme. Unter www.suva.ch stehen zudem Lernvideos, Testimonials und weitere Informationen zur Verfügung. Zudem können sich Interessierte mit einer unserer Agenturen in Verbindung setzen oder eine E-Mail an swissdec@suva.ch senden.

Letzte Frage: Ist es richtig, dass die Kund/-innen eine Gutschrift von 100 Franken erhalten, wenn sie die Lohndeklaration zum ersten Mal via ELM übermitteln?
Ja, das stimmt. Dank ELM profitieren nicht nur unsere Kund/-innen, sondern auch die Suva und weitere Empfänger/-innen von effizienteren Prozessen. Die 100 Franken sind eine Kompensation für den einmaligen Aufwand, den unsere Kund/-innen beim Einrichten von ELM haben.