Déclaration simplifiée des salaires: les PME ont encore du potentiel

Pouvez-vous présenter brièvement ELM aux personnes qui n’en ont jamais entendu parler?

Il s’agit de la procédure unifiée de communication de salaires développée par Swissdec. Elle permet une transmission des déclarations de salaires entre le logiciel de comptabilité salariale des entreprises et celui des organisations destinataires sans rupture de support.

Qu’entendez-vous par «sans rupture de support»?

Il n’est plus nécessaire de compléter des formulaires ni de saisir des données sur des sites Internet. Cette procédure simplifie fortement le travail des entreprises en leur permettant de transmettre les données demandées directement à l’ensemble des destinataires souhaités depuis leur logiciel de comptabilité salariale.

Qui sont ces destinataires?

Il s’agit notamment d’assurances, de caisses de compensation, d’administrations fiscales ainsi que de l’Office fédéral de la statistique.

Quels avantages la procédure unifiée de communication des salaires présente-t-elle?

Auparavant, la déclaration de salaires nécessitait de compléter, imprimer et envoyer des formulaires papier. Des sites Internet destinés à la saisie manuelle de l’ensemble des informations requises ont ensuite vu le jour. Dans les deux cas, il y a un risque de commettre des erreurs lors de la saisie des données. Avec la procédure ELM, il n’est plus nécessaire d’entrer quoi que ce soit manuellement, ni nom ni masse salariale. ELM permet aux personnes compétentes d’envoyer à chaque destinataire les informations précises dont il a besoin.

Il doit en résulter un gain d’efficacité important, n’est-ce pas?

Tout à fait. Ce système permet à la clientèle de transmettre en toute sécurité et en quelques clics des données aux autorités et aux assurances. Cela réduit donc nettement sa charge de travail au moment de la déclaration de salaires.

Quelle est l’utilité d’un programme de comptabilité salariale certifié Swissdec pour les petites entreprises? Certaines effectuent sûrement encore beaucoup de tâches manuellement.

Les données salariales ne sont entrées qu’une seule fois dans le programme. Il n’est pas nécessaire de les saisir de nouveau. En outre, le système tient automatiquement compte des montants définis par la législation, par exemple les franchises AVS ou les salaires maximum LAA/AC.

Dans quelle mesure la procédure unifiée de communication des salaires profite-t-elle aux grandes entreprises?

Les avantages sont globalement les mêmes. Toutes les grandes entreprises utilisent des programmes de comptabilité salariale. Dans certaines circonstances, elles doivent toutefois actualiser leurs systèmes pour pouvoir profiter des avantages de la transmission de données via ELM.

La procédure ELM est-elle déjà beaucoup utilisée?

À l’heure actuelle, plus de 80 % de nos grands clients transmettent leurs données par le biais d’ELM. En 2023, les deux tiers de la masse salariale totale déclarée à la Suva l’ont été via ELM. Cela représente un montant de 114 milliards de francs environ.

ELM est donc déjà utilisée par la majorité des grandes sociétés. Mais qu’en est-il des petites et moyennes entreprises?

On peut encore faire mieux au sein des PME, c’est-à-dire les entreprises employant en moyenne 10 à 15 personnes. La plupart d’entre elles disposent déjà d’un programme compatible avec ELM, mais beaucoup n’utilisent pas encore cette fonction et ne profitent donc pas de cette simplification de leurs tâches administratives.

Les petites entreprises confient souvent la déclaration de salaires à des sociétés fiduciaires. Ces dernières peuvent-elles également utiliser ELM?

Bien entendu. Il faut demander aux sociétés fiduciaires si elles effectuent les déclarations au moyen de la procédure unifiée de communication des salaires. Si ce n’est pas le cas, il leur est recommandé d’utiliser ELM, car cela allègera la charge de travail.

Quel est le coût d’ELM pour la clientèle?

ELM est déjà intégrée à la plupart des programmes de comptabilité salariale et peut donc être utilisée gratuitement. Il suffit d’avoir préalablement configuré son profil d’assurance. La Suva envoie toujours au début du mois de décembre le profil d’assurance LAA dont ses clients et clientes ont besoin. Les personnes qui ne peuvent pas procéder elles-mêmes à la configuration doivent idéalement contacter le concepteur de leur logiciel de comptabilité salariale.

Vers qui les entreprises qui aimeraient utiliser ELM peuvent-elles se tourner pour obtenir un soutien dans le cadre de son implémentation? 

Plus de 115 programmes de comptabilité salariale disponibles sur le marché suisse sont d’ores et déjà certifiés Swissdec. Outre la Suva, quasiment toutes les assurances, caisses de compensation et administrations fiscales ont adopté la procédure unifiée de communication des salaires. On peut naturellement s’adresser aux concepteurs de ces programmes. Des vidéos didactiques, des témoignages ainsi que d’autres informations sont également disponibles sur www.suva.ch. Les personnes intéressées peuvent aussi contacter l’une de nos agences ou envoyer un e-mail à swissdec@suva.ch.

Dernière question: est-il vrai que les clients et clientes qui transmettent pour la première fois leur déclaration de salaires via ELM reçoivent un montant de 100 francs? 

Oui, c’est exact. ELM permet non seulement à la clientèle, mais aussi à la Suva et aux autres destinataires de gagner en efficacité. Ce montant de 100 francs constitue une compensation pour les efforts mobilisés au moment de la configuration initiale d’ELM.