Absenzenmanagement - häufige Fragen und Antworten

In jeder Betriebsgrösse ist es wichtig, Abläufe, Rollen und Verantwortlichkeiten (z.B. Meldewesen, Arztzeugnisse, Rückkehrgespräche usw.) festzulegen. Dies im Sinne einer transparenten Organisation. Das Absenzenmanagement ist Basis für eine erfolgreiche Prävention.

Wirkungsvoll ist, die Absenzzahlen im Unternehmen zu kennen. Die Auswirkungen von Absenzen (Kosten, Produktivitätsverlust usw.) sprechen Klartext. Gleichzeitig kann man auch aufzeigen, welche Möglichkeiten ein Gesundheits- und Absenzenmanagement bringen. Hilfreich kann auch der Hinweis auf die Fürsorgepflicht der Arbeitgeberin sein (Art. 328 OR ). Mehr Informationen finden Sie hier.

Zentral ist, dass Sie in ständigem Kontakt und Austausch mit den betroffenen Mitarbeitenden sind. Falls ein Arztzeugnis nicht genügend Informationen über den Gesundheitszustand bzw. die Einsatzmöglichkeiten des/der betroffenen Mitarbeitenden aussagt, bitten Sie ihn/sie um ein detailliertes Arbeitsunfähigkeitszeugnis. Evtl. erteilt der/die Mitarbeitende Ihnen eine Vollmacht, die es Ihnen erlaubt, mit dem Arzt rechtlich zulässigen Fragen (z. B. mögliche Arbeitseinsätze) zu klären. Verweigert der Mitarbeitende diese, so weisen Sie ihn auf seine Treuepflicht hin. Andernfalls kann sich das beweisrechtlich zu Ungunsten des Mitarbeitenden auswirken.

Die Ärzteschaft ist vorsichtig im Informationsaustausch. Wir empfehlen Ihnen bei einer längeren Absenz (länger als 1 Monat), mit der Ärztin, dem Arzt Kontakt aufzunehmen. Teilen Sie ihr/ihm mit, dass Sie die Wiedereingliederung der/des betroffenen Mitarbeitenden bestmöglich unterstützen möchten. Klären Sie ab, welche Tätigkeiten die/der Mitarbeitende zu Beginn in welchem Umfang ausüben kann und welche Einschränkungen zu beachten sind. Weisen Sie den Arzt/die Ärztin darauf hin, dass Sie keine Angaben zur Diagnose oder dem Befund wollen.

Die Arbeitsplatzbeschreibung und das REP (Ressourcenorientiertes Eingliederungsprofil von Compasso)  können als Hilfsmittel für die Kommunikation mit der Ärzteschaft genutzt werden. Gleichzeitig kann man den Mitarbeitenden/die Mitarbeitende darauf hinweisen, dass er/sie der Ärzteschaft explizit die Erlaubnis für den Austausch mit dem Arbeitgeber erteilt.

Damit die Ärztin, der Arzt ein detailliertes Arbeitsunfähigkeitszeugnis ausstellen kann, muss sie/er vorgängig vom Arbeitgeber eine Arbeitsplatzbeschreibung erhalten. Zudem muss das ausdrückliche Einverständnis der/des betroffenen Mitarbeitenden vorliegen.

Im Rahmen der Treuepflicht sind die Mitarbeitenden angehalten, alles Zumutbare zu unternehmen, um den Arbeitsausfall möglichst kurz zu halten. Nehmen Sie Kontakt mit der zuständigen Krankentaggeld- oder Unfallversicherung auf. Diese wird allenfalls eine vertrauensärztliche Untersuchung veranlassen.

Wir empfehlen Ihnen folgende Schritte:

1. Zeigen Sie der/dem Mitarbeitenden gegenüber Verständnis für die Situation. Formulieren Sie gleichzeitig Ihre Erwartungen (Pflichten, Aufgaben) und vereinbaren Sie Ziele mit ihr/ihm.
2. Besprechen Sie regelmässig die Arbeitssituation und die Belastungen. Die Zusammenarbeit unter Einbezug des Teams sollten diskutiert werden.
3. Finden Sie in Absprache mit dem behandelnden Arzt/der Ärztin gemeinsam Lösungen, z.B. Reduktion des Pensums, Anpassung des Arbeitsplatzes.
4. Holen Sie sich mit der IV-Früherfassung oder bei der Krankentaggeldversicherung zusätzliche Unterstützung (ab 30 Tagen oder bei häufigen, wiederholenden Absenzen).

Aus unserer Sicht ist ein Arztzeugnis vor dem dritten Tag nicht sinnvoll. Je nach Betriebskultur kann man auch längere Fristen (z.B. ab dem 5. oder 6. Tag) wählen. Bereits ab dem ersten Tag ein Zeugnis zu verlangen, kann im Einzelfall Wirkung zeigen, z.B. um zu signalisieren, dass häufige Kurzabsenzen nicht einfach hingenommen werden.

Bei rückwirkenden Arbeitsunfähigkeitszeugnissen ist im Einzelfall zu entscheiden, ob eine Arbeitsunfähigkeit plausibel erscheint. Hat man Zweifel an der Richtigkeit des Arztzeugnisses, gibt es die Möglichkeit, den Mitarbeitenden/die Mitarbeitende zu einem Vertrauensarzt zu schicken. Krankentaggeld- und Unfallversicherer verfügen in der Regel über Vertrauensärzte. Hier finden Sie ebenfalls Vertrauensärzte: www.swiss-insurance-medicine.ch

Bei einer Teilarbeits(un)fähigkeit sollte der Arzt/die Ärztin einerseits die Einschränkung der Belastbarkeit in Prozenten und andererseits die zeitliche Einschränkung (in Prozenten der Arbeitszeit) einschätzen und anschliessend durch Verrechnung der beiden Werte den Grad der Arbeitsunfähigkeit beurteilen. Bei Unklarheiten und in Zweifelsfällen ist es nötig, beim behandelnden Arzt präzisierende Angaben zu verlangen. Der Arzt/die Ärztin muss dem Arbeitgeber das Zeugnis erläutern.

Siehe dazu auch die Zeugnisvorlagen von SIM SIM-Arbeitsfähigkeitszeugnis | SIM – Swiss Insurance Medicine  (swiss-insurance-medicine.ch)

Der Beweiswert von Arztzeugnissen aus dem Ausland ist grundsätzlich derselbe wie ein Schweizer Zeugnis. Der Arbeitgeber kann verlangen, dass die/der Mitarbeitende eine beglaubigte Übersetzung vorlegt. Es steht dem Arbeitgeber offen, auf eigene Kosten eine vertrauensärztliche Untersuchung in der Schweiz einzufordern. Ein generelles Verbot für Arztzeugnisse aus dem Ausland ist nicht durchsetzbar.

Es empfiehlt sich, zuerst ein entsprechend angepasstes Arztzeugnis zu verlangen. Arbeiten Mitarbeitende trotz Krankschreibung, wird das ausbezahlte Taggeld von der Versicherung zurückgefordert. Die Heilkosten wären dennoch gedeckt. Je nach Umständen können Gründe (z. B. Behinderung der Wundheilung, Sicherheitsbedenken aufgrund von Medikamenteneinnahme, etc.) dafür sprechen, dass entgegen der Meinung der Patientin/des Patienten noch keine Arbeitsfähigkeit gegeben ist.

Die massgebende gesetzliche Bestimmung finden Sie in Art. 329b OR .

Bei unverschuldeten Absenzen (Krankheit, Unfall) kann ab dem zweiten vollen Monat für jeden weiteren Monat der Arbeitsverhinderung der Ferienanspruch um einen Zwölftel gekürzt werden (Bsp.: 2 Monate: Kürzung 1/12; 3 Monate: Kürzung 2/12 etc.).

Bei einer Arbeitsunfähigkeit durch Unfall ist es je nach Umständen möglich, dass die betroffene Person dennoch ferienfähig ist. Solange sich durch die Ferienabwesenheit der Heilverlauf bzw. die Arbeitsunfähigkeit nicht verlängern, steht einem Ferienbezug nichts entgegen. Wurde diese bestätigt – am besten durch die Nachfrage bei der Suva – dann werden natürlich auch die Leistungen bei möglichen Komplikationen oder bei einem erneuten Unfall von der Suva getragen.

Bei Krankheit ist die Ausgangslage anders: Der Arbeitgeber ist für die Dauer des Ferienbezugs zur vollen Lohnfortzahlung verpflichtet. Dabei empfiehlt es sich unbedingt, den Krankentaggeldversicherer über den Ferienbezug (im Ausland oder in der Schweiz) zu informieren, da bei einer Ferienfähigkeit für die entsprechende Periode kein Taggeldanspruch besteht. Bei einer Arbeitsunfähigkeit von 50% verlängert sich der Ferienanspruch nicht auf das Doppelte. Entweder vereitelt die Krankheit den Erholungszweck, dann muss die/der Mitarbeitende am Arbeitsort bleiben und ihr/sein hälftiges Pensum absolvieren. Wenn die Erholung für Erkrankung förderlich ist, dann werden die Ferientage zu 100% angerechnet. Eine teilweise Ferienfähigkeit gibt es nicht.

Die Kündigungsfrist wird mit der Arbeitsunfähigkeit unterbrochen. Gemäss OR Art. 336c Abs. 1 lit. b  verlängert sich das Arbeitsverhältnis entsprechend um die Dauer der Arbeitsunfähigkeit, maximal um 30, 90 bzw. 180 Tage je nach Anstellungsdauer.

Ein arbeitsrechtlich durchsetzbarer Anspruch auf eine Kontaktnahme besteht grundsätzlich nicht, allerdings sind Arbeitnehmende im Rahmen ihrer Treuepflicht zur Mitwirkung verpflichtet. Denkbar wäre eine schriftliche Aufforderung, sich bei der Arbeitgeberin zu melden, verbunden mit dem Hinweis, dass sich die Arbeitgeberin bei Nichtmelden vorbehält, die Lohnzahlung zu sistieren.

Bei Arbeitsunfähigkeiten nach einer Kündigung stellt sich regelmässig auch die Frage, ob es sich allenfalls um eine arbeitsplatzbezogene Arbeitsunfähigkeit handelt, bei der dann keine Sperrfristen gelten. Dazu empfehlen wir eine Anfrage (per Mail) an den behandelnden Arzt mit folgenden Fragen:

• Beschränkt sich die attestierte Arbeitsunfähigkeit auf den aktuellen Arbeitsplatz, d.h. ist die Arbeitsunfähigkeit rein arbeitsplatzbezogen?
• Wäre der Patient bei einer anderen Arbeitgeberin zu 100% arbeitsfähig? (optional: Wenn ja, ab wann?)
• Mail-Kopie an Mitarbeitende mit Vollmacht, den Arzt (nur) für diese Fragen von der Schweigeflicht zu befreien

Hinweis darauf, dass eine Verweigerung der Vollmacht als Verletzung der Treuepflicht eingestuft werden könnte.

Nein, es gibt keine absolute Sperrfrist. Falls verschiedene Ursachen vorliegen, löst jedes neue Leiden auch eine neue Sperrfrist aus.

Grundsätzlich muss der Arbeitgeber den Mitarbeitenden die notwendige Zeit zur Verfügung stellen. Inwieweit eine Lohnfortzahlungspflicht besteht, hängt von den konkreten Umständen des Einzelfalles ab. Bei akuten Fällen kann die Lohnfortzahlungspflicht direkt aus Art. 324a OR  abgeleitet werden. Je nach Flexibilität des Arbeitszeitmodells darf der Arbeitgeber erwarten, dass wiederkehrende Arzttermine soweit möglich ausserhalb der Arbeitszeit vereinbart werden. Viele Unternehmen halten im Anstellungsreglement fest, in welchem Umfang entsprechend freie Zeit eingeräumt wird.

Dies gilt auch, wenn ein Kind zum Arzttermin begleitet werden muss.

Die Suva entschädigt Unfallabsenzen/Ausfallstunden, welche aufgrund von Therapien oder Nachkontrollen entstehen, zum entsprechenden Taggeldansatz (80 %). Die Ausfälle für Krankheit werden entsprechend der Bestimmungen der Krankentaggeldversicherung vergütet.

Sofern arbeitsvertraglich vereinbart und gleichzeitig eine Krankentaggeldversicherung besteht, sind gemäss Rechtssprechung 1-3 Karenztage zulässig. Dies muss im Arbeitsvertrag oder -reglement festgelegt werden. Beachten Sie dazu auch den Gesamtarbeitsvertrag (GAV).

Die Umstände des entsprechenden Falles sind entscheidend. Je nach Art der Erkrankung kann es in Ausnahmefällen sein, dass seitens der behandelnden Ärzteschaft angeordnet wird, dass effektiv kein Kontakt erfolgen soll. Die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter kann grundsätzlich nicht zur Kommunikation mit dem Betrieb verpflichtet werden, sofern sie/er die Zeugnisse fristgerecht einreicht. (Siehe unter dem Thema «Kündigung»).

Es ist wichtig, das Vorgehen und das Verhalten bei Absenzen für Mitarbeitende und Vorgesetzte generell zu definieren und zu kommunizieren. Gleichzeitig sollte das Vorgehen bei wiederholten oder auffälligen Absenzen (regelmässige Kurzabsenzen, fragwürdige Absenz-Gründe usw.) festgehalten werden. Wir empfehlen, die entsprechenden Personen in einem vorbereiteten Gespräch (Fehlzeitengespräch) mit den Absenzen zu konfrontieren und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Hier finden Sie eine Protokollvorlage für das Gespräch.

Das Rückkehrgespräch wird bei jeder Rückkehr von genesenen Mitarbeitenden an ihren Arbeitsplatz geführt. Einerseits steht das Wohlergehen und die Wertschätzung der betroffenen Person im Fokus und dient andererseits zur Einführung in die aktuelle Arbeit.

Beim Fehlzeitengespräch stehen die auffälligen oder wiederkehrenden Absenzen (Fakten) im Fokus. Bei solchen Absenzen müssen zusammen mit den betroffenen Mitarbeitenden Lösungen gesucht werden.

Die Unternehmensleitung legt fest und kommuniziert, wie Mitarbeitende und Vorgesetzte bei Abwesenheit wegen Unfall und Krankheit vorzugehen haben. Wichtig bei kurzen und langen Abwesenheiten ist, dass der Kontakt mit den verunfallten oder erkrankten Mitarbeitenden während der gesamten Abwesenheit nicht abbricht. Die Aufgaben, die Rollen und die Verantwortlichkeiten der Führungskräfte oder des HR müssen von der Unternehmung definiert werden. Die Zuteilung dieser Aufgaben hängt in der Regel von der Grösse und der Struktur der Unternehmung ab. In grösseren KMU übernimmt das HR bei längeren Abwesenheiten (z.B. länger als 30 Tage) einen wichtigen Teil der Aufgaben. Weitere Informationen finden Sie hier Leitfaden Rollen.

Es ist wichtig, dass Sie bei Mitarbeitenden mit auffälligem und aussergewöhnlichem Verhalten (mit und ohne Absenzen) das Gespräch suchen und so weit als möglich Klärung schaffen. Achten Sie auf folgendes:

• Zeigen Sie den Betroffenen gegenüber Wertschätzung und drücken Sie Ihre Sorgen um die Gesundheit und die Sicherheit aus.
• Signalisieren Sie Bereitschaft zu unterstützen und gemeinsam nach Lösungen zu suchen.
• Geben Sie bei Bedarf Hinweise zu Beratungsstellen (Fachärztinnen, Psychologen, Beratungsstellen wie kantonale psychiatrische Dienste oder Dargebotene Hand 143, Suchtfachstellen ).
• Vereinbaren Sie einen Termin für ein Folgegespräch, um die Situation neu zu beurteilen.

Weitere Infos zu psychischen Auffälligkeiten finden Sie hier.

Als Arbeitgeber können Sie über die Ausführung der Arbeit und das Verhalten der Mitarbeitenden im Betrieb Weisungen erteilen (Art. 321d OR ), z.B. Arbeitsanweisungen, Arbeitszeit, Sicherheit, Kleiderordnung.

Über das Freizeitverhalten dürfen Sie keine Weisungen erteilen - auch nicht für Extremsportarten. Es besteht die Möglichkeit, im Arbeitsvertrag bestimmte Tätigkeiten im gegenseitigen Einvernehmen auszuschliessen.

Führen Sie mit der/dem Mitarbeitenden ein Fehlzeitengespräch und schaffen Sie so ein gemeinsames Verständnis für die Situation am Arbeitsplatz.

Bleiben Mitarbeitende unentschuldigt der Arbeit fern, sind sie schriftlich aufzufordern, unverzüglich zur Arbeit zu erscheinen. Für diese Zeit besteht kein Lohnanspruch. Je nach  Verlauf müssen weitere Schritte geprüft werden, z.B. die Betroffenen nochmals mit dem Hinweis auffordern, dass ein Nichterscheinen am Arbeitsplatz eine fristlose Auflösung des Arbeitsverhältnisses zur Folge hätte. Siehe dazu auch Art. 337 OR .

Ein Arztzeugnis wird für die vertraglich geschuldete Arbeitstätigkeit ausgestellt. Kann der Arbeitgeber den betroffenen Mitarbeitenden eine andere zumutbare Tätigkeit anbieten, durch welche die Heilung nicht verzögert wird, sind die Mitarbeitenden im Rahmen ihrer Treuepflicht angehalten, diese auszuüben. In einer solchen Situation empfehlen wir, zuerst das Gespräch mit den betroffenen Mitarbeitenden zu suchen und ihre Sichtweise einzuholen. Am besten orientiert der Arbeitgeber den Arzt/die Ärztin über diese Möglichkeit und bittet um eine Anpassung des Arztzeugnisses. Es empfiehlt sich, der Ärzteschaft eine Arbeitsplatzbeschreibung des Schonarbeitsplatzes zuzustellen.

Die Ärzteschaft steht oft in einem nicht einfachen Dreiecksverhältnis zwischen Patienten und Arbeitgebenden. Es ist sinnvoll, wenn die betroffenen Mitarbeitenden die Ärzteschaft über die Personalpolitik und die Möglichkeiten in ihrem Betrieb informieren. Allenfalls können sie dies sogar mit einer Arbeitsplatzbeschreibung belegen (Arbeitsplatzbeschreibung). Die Arbeitgebenden dürfen diese Kontakte natürlich auch pflegen und die Ärzteschaft entsprechend informieren. In nicht wenigen Kantonen haben die verschiedenen Integrationspartner Zusammenarbeitserklärungen erarbeitet, mit welchen dieser Informationsfluss verbessert werden soll (Zusammenarbeitsvereinbarung).

Mitarbeitende sind in ihrer Arztwahl frei. Die Unternehmung hat aber die Möglichkeit und das Recht, von ihren Mitarbeitenden eine vertrauensärztliche Untersuchung zu verlangen. Die Kosten dafür müssen vom Betrieb übernommen werden. Sinnvollerweise wird diese Möglichkeit in den betriebsinternen Weisungen festgehalten, um Diskussionen zu vermeiden.

Der Arbeitgeber darf sich auf den Standpunkt stellen, dass für ihn die Meinung des Vertrauensarztes/-ärztin massgebend ist. Andernfalls wäre eine vertrauensärztliche Untersuchung aus Sicht des Arbeitgebers generell unnütz. Akzeptiert die Mitarbeiterin/der Mitarbieter das nicht, so ist es an ihr/ihm, entsprechende weitere (rechtliche) Schritte zu unternehmen. Im Streitfall würde das Gericht zwar im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung entscheiden, wobei die vertrauensärztliche Beurteilung tendenziell einen höheren Stellenwert geniesst.

Verweigert die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter trotz Abmahnung eine vertrauensärztliche Untersuchung, so entfällt die Lohnfortzahlung.

Mitarbeitende sind im Rahmen ihrer Treuepflicht angehalten, den Heilungsverlauf nicht zu gefährden. Eine Arbeitsunfähigkeit schliesst – je nach Diagnose – bestimmte Freizeitbeschäftigungen nicht generell aus. Wir empfehlen, die betreffenden Personen anzusprechen und die eigenen Wahrnehmungen und die daraus entstehende Irritation mitzuteilen.