Eine gute Vorbereitung ist die halbe Instruktion
Je besser Sie vorbereitet sind, desto konzentrierter und nachvollziehbarer können Sie Ihr Wissen weitergeben. So kommt der Stoff nicht nur besser an, er bleibt auch länger haften. Wir zeigen Ihnen, welche Punkte Sie bei der Instruktionsplanung beachten sollten.
Inhalt
Kurz und bündig
Eine gründliche Vorbereitung und Organisation sind der Türöffner zu einer erfolgreichen Instruktion.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Sie haben die richtigen Materialien dabei.
- Sie sind fokussierter und treten selbstsicherer auf.
- Sie können freier sprechen und deshalb besser auf die Anwesenden eingehen.
Wie wird eine Instruktion vorbereitet?
Für den Sicherheitsingenieur von V-ZUG ist die Vorbereitung der Instruktion essentiell. Ort und Gruppengrösse müssen bestimmt, die theoretischen Inputs richtig bemessen werden. Was, wie und wie viel – David Löhmann sagt Ihnen, worauf Sie achten sollten.
So sieht eine kluge Instruktionsplanung aus
Inhalte und Materialien
- Tragen Sie Unterlagen wie etwa Betriebsanleitungen, Sicherheitsdatenblätter, Checklisten, Bilder und Präsentationen sowie die nötigen Hilfsmittel zusammen.
- Halten Sie auch Beispiele aus Ihrem Betrieb und Aufzeichnungen realer Vorfälle wie Unfälle oder Beinaheunfälle bereit.
Wer führt die Instruktion durch?
- Bestimmen Sie Instruktorinnen und Instruktoren, die fachlich kompetent, didaktisch geschult und glaubwürdig sind und die durch ihr eigenes Verhalten eine Vorbildrolle einnehmen.
- Bei Spezialthemen wie etwa Gefahrstoffe oder Erste Hilfe kann es notwendig sein, dass Sie zusätzlich eine unterstützende Fachperson aufbieten.
Art der Instruktion, Ort und Zeitbedarf
Richten Sie Ihre Instruktion gezielt auf die spezifische Situation aus.
- So etwa, wenn Sie Mitarbeitende in neue Tätigkeiten oder Prozesse einführen möchten.
- Wenn Sie neue Teammitglieder instruieren müssen.
- Wenn Sie Schwachstellen wie vermehrte Pannen, Unfälle oder Nachlässigkeiten bei der Umsetzung von Regeln feststellen.
Ort und Zeit
- Für eine allgemeine Instruktion reservieren Sie einen geeigneten Raum. Eine arbeitsplatzbezogene Instruktionen führen Sie am besten direkt vor Ort – z.B. bei der betreffenden Anlage oder Maschine – durch.
- Legen Sie fest, wie lange Sie für die Instruktion, für Fragerunden und die praktischen Übungen brauchen.
Dokumentation vorbereiten
- Die Dokumentation beinhaltet das Thema, den vermittelten Stoff, das Datum und die Dauer, den Namen der Instruktorin oder des Instruktors sowie eine Teilnehmerliste.
- Ergänzt wird sie durch die Unterschriften derjenigen, die an der Schulung teilgenommen haben.
Tipps
- Informieren Sie im Voraus über die geplante Instruktion. Nennen Sie das Thema, den Ort und die Zeit. So können sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darauf einstellen.
- Beachten Sie, dass die ideale Gruppengrösse 3 bis 12 Personen beträgt.
- Bereiten Sie sich so vor, dass Sie z.B. eine lebenswichtige Regel oder ein bestimmtes Vorgehen möglichst einfach und in eigenen Worten erklären können. Denken Sie dabei auch an Ihre fremdsprachigen Mitarbeitenden.
- Greifen Sie bei Sprachbarrieren auf Hilfsmittel zurück, ziehen Sie sprachkundige Teammitglieder bei, bauen Sie mehr Anschauungsmaterial ein, und nutzen Sie Übersetzungs-Apps.
- Es ist hilfreich, wenn Sie sich bereits während der Vorbereitung Gedanken machen, wie Sie die Inhalte und Übungsbeispiele möglichst einfach aufbauen und welche Zusatzinformationen Sie noch vermitteln können.
Reflexion
Der Erfolgt Ihre Instruktion hängt stark davon ab, wie gut Sie sich in jene Personen hineinversetzen können, denen Sie ein bestimmtes Thema vermitteln möchten.
- Deshalb sollten Sie die Vorkenntnisse, Erfahrungen und Bedürfnisse der Teilnehmenden kennen und berücksichtigen.
- Passen Sie auch die Art der Sprache und die Ansprüche Ihrem «Publikum» an.
Reine Frontalbelehrung wirkt selten.
- Nutzen Sie deshalb Methoden, die aktivieren und zum Mitdenken anregen.
- Bauen Sie kurze Inputs, praktische Beispiele, Fragerunden, kleine Übungen oder Diskussionen in Ihre Instruktion ein.
- Prüfen Sie Ihre Unterlagen, ob sie verständlich und visuell ansprechend sind.
- Weniger ist oft mehr. Eine gute Grafik bewirkt in der Regel mehr als zehn Seiten Text.
- Wichtig ist: Was Sie zeigen, sollte stets mit dem Arbeitsalltag zu tun haben.
- Eine Instruktion zwischen Tür und Angel bringt wenig. Entscheiden Sie sich für ein ruhiges und angenehmes Umfeld. Das erhöht nicht nur die Aufnahmebereitschaft der Teilnehmenden, auch Sie werden in einem solchen Rahmen als kompetenter wahrgenommen.
- Bestimmen Sie den nötigen Zeitbedarf. Halten Sie Ihre Instruktion so kurz wie möglich und so lang wie nötig.
- Vergewissern Sie sich, dass Sie eine einfache, aber vollständige Dokumentation vorbereitet haben.
- Komplette Unterlagen sind nicht nur aus rechtlicher Sicht wichtig, sie dienen auch der Nachverfolgung und liefern Ihnen Input für spätere Wiederholungen.
- Zu den zentralen Themen gehören die lebenswichtigen Regeln oder auch interne Gefährdungsermittlungen und die Risiken, die so zutage gefördert wurden.
- Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Seite Tipps für wirkungsvolle Instruktionen.
Unterstützung für Ihre Instruktionsvorbereitung
Unsere Hilfsmittel und Tools machen es Ihnen leichter.
- Die Instruktionsmappen zu den lebenswichtigen Regeln bieten Ihnen spezifische Unterstützung bei der Vermittlung Ihrer branchenspezifischen Regeln.
- Eine weitere Hilfestellung liefern Ihnen die umfangreichen Sicherheitsregeln für die Bearbeitung von Metall oder Holz.
- Nutzen Sie auch den digitalen Sicherheitspass im Kundenportal mySuva. Informationen dazu finden Sie auf unserer Seite Online-Service Sicherheitspässe.
Sie wollen mehr erfahren? Fragen Sie unseren cleveren Chatbot
Links auf dieser Seite finden Sie unseren KI-Helfer, der Sie ebenfalls bei der Vorbereitung Ihrer Instruktion unterstützt. Tippen Sie einfach Ihre Anweisung ein. Diese könnte zum Beispiel wie folgt lauten:
«Ich plane eine Instruktion zum Thema ‹Gefährliche Stoffe›. Was muss ich in der Vorbereitung beachten?»